Faktura poszła do klienta, a robota jeszcze się nie skończyła. Klient dozlecił gniazdka w przedpokoju, przy wycenie wpisałeś 12 m2 zamiast 21, albo fakturowałeś zlecenie w częściach i zostały Ci pozycje do rozliczenia. Potocznie mówi się wtedy o dofakturowaniu - i zanim wystawisz kolejny dokument, warto wiedzieć, który z dwóch właściwie.

Dofakturowanie to potoczna nazwa dopłaty do sprzedaży, którą już częściowo zafakturowałeś. W praktyce oznacza jedno z dwojga: nową fakturę, gdy dokumentujesz sprzedaż, której na żadnej fakturze jeszcze nie było, albo fakturę korygującą in plus, gdy zmienia się cena lub ilość sprzedaży już zafakturowanej, także przez pomyłkę. Wybór nie jest dowolny - decyduje o nim to, co się stało, i od tego samego zależy miesiąc VAT.

Dofakturowanie nie jest pojęciem z ustawy

Ustawa o VAT nie zna słowa „dofakturowanie”. Zna fakturę (art. 106b i 106e), fakturę korygującą (art. 106j) oraz fakturę zaliczkową i końcową (art. 106f). Każda dopłata od klienta musi się zmieścić w jednej z tych kategorii. Dokument zatytułowany „dofaktura” albo „faktura uzupełniająca” to w świetle przepisów po prostu kolejna faktura - i tak trzeba go wystawić, z kompletem danych z art. 106e.

Nowa faktura czy korekta - ściągawka

Sytuacja Dokument Okres VAT
Klient dozlecił nowe prace, osobno wycenione i wykonane nowa faktura miesiąc wykonania nowych prac
Fakturujesz zlecenie w częściach, zostały pozycje kolejna faktura na pozostałe pozycje miesiąc wykonania tych pozycji
Na fakturze jest za niska cena albo ilość przez pomyłkę faktura korygująca okres, w którym rozliczyłeś tę sprzedaż
Cena wzrosła później, np. aneksem albo ugodą faktura korygująca okres, w którym powstała ta okoliczność
Brałeś zaliczkę, robota skończona faktura końcowa pomniejszona o zaliczki zaliczka: miesiąc jej otrzymania, reszta: miesiąc wykonania

Tabela pokazuje typowe przypadki. Usługi budowlane i instalacyjne dla firm mają własny termin, a granica między nową fakturą a korektą przy pracach dodatkowych bywa ocenna - o obu sprawach niżej.

Prace dodatkowe po wystawieniu faktury

Najczęstszy przypadek: faktura za zlecenie już wyszła, a klient prosi o coś jeszcze. Jeśli to nowy zakres - osobno zlecony, osobno wyceniony i wykonany po zafakturowaniu pierwszej części - dokumentujesz nową sprzedaż, więc wystawiasz nową fakturę (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT przy kliencie-firmie). Faktura korygująca służy do zmiany podstawy opodatkowania sprzedaży, która już na fakturze jest (art. 106j ust. 1 pkt 1).

Ta granica nie jest jednak ostra. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) uznał korektę in plus za właściwą tam, gdzie roboty dodatkowe wykonano w ramach tej samej umowy i odebrano razem z resztą, a sporną cenę ustalono dopiero później, ugodą sądową (interpretacja z 28 października 2025 r., 0114-KDIP4-2.4012.663.2025.1.AA). To dość szczególny przypadek. Interpretacji, która wprost mówi „prace dodatkowe to zawsze nowa faktura”, nie znaleźliśmy - przy nietypowym przypadku zapytaj księgową.

Zanim w ogóle wystawisz dokument, sprawdź, czy masz prawo do dopłaty. Przy wynagrodzeniu kosztorysowym nie żądasz podwyżki za prace dodatkowe wykonane bez zgody klienta (art. 630 § 2 Kodeksu cywilnego), a przy ryczałcie nie żądasz podwyżki za prace z umówionego zakresu, nawet gdy ich rozmiaru lub kosztów nie dało się przewidzieć (art. 632 § 1 KC). Prace spoza tego zakresu, zlecone przez klienta, to osobne wynagrodzenie. Jak zgłaszać takie prace, zanim je zrobisz, piszemy w artykule Prace dodatkowe poza kosztorysem.

Pozycja pominięta na fakturze

Zrobiłeś całość, ale na fakturze zabrakło jednej pozycji, np. wywozu gruzu. Tu możliwe są dwa podejścia: faktura korygująca z powodu pomyłki (art. 106j ust. 1 pkt 5) albo osobna faktura na brakującą pozycję. Interpretacji rozstrzygającej, które jest właściwe, nie znaleźliśmy. W obu wariantach VAT od tej pozycji należy do okresu, w którym powstał obowiązek podatkowy - zwykle miesiąca wykonania usługi, a przy usługach budowlanych dla firm daty faktury, najpóźniej 30. dnia od wykonania. Na pewno nie do miesiąca, w którym zauważyłeś brak.

Dofakturowanie nie przesuwa VAT na później

To najważniejsza pułapka całego tematu. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT), a gdy usługa jest przyjmowana częściowo i za część określono zapłatę - z chwilą wykonania tej części (art. 19a ust. 2). Fakturę wystawiasz co do zasady nie później niż 15. dnia miesiąca po miesiącu wykonania usługi (art. 106i ust. 1).

Jeśli więc zrobiłeś pozycje w październiku, a dofakturowałeś je w grudniu, VAT i tak należy do października. Późniejsza faktura oznacza spóźnioną fakturę i korektę rozliczenia za tamten miesiąc, nie późniejszy podatek.

Osobna reguła dotyczy usług budowlanych i budowlano-montażowych na rzecz firm - u hydraulika, elektryka czy ekipy remontowej pracującej dla firm często to ona jest podstawowa. Tu obowiązek podatkowy powstaje z wystawieniem faktury (art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a), ale fakturę trzeba wystawić nie później niż 30. dnia od wykonania usługi (art. 106i ust. 3 pkt 1). Gdy się spóźnisz, obowiązek powstaje z upływem tego terminu (art. 19a ust. 7). Ta reguła nie dotyczy klientów prywatnych ani usług, które budowlanymi nie są - typowa naprawa sprzętu idzie według zasady ogólnej. Czy konkretna usługa jest budowlana, ustawa nie definiuje, a przy drobnych naprawach instalacji to bywa ocena.

Faktura korygująca in plus - co w niej musi być

Gdy wybierasz korektę, faktura korygująca zawiera m.in. (art. 106j ust. 2):

  • numer kolejny i datę wystawienia,
  • numer w KSeF faktury, którą korygujesz - jeśli taki numer nadano,
  • datę i numer faktury pierwotnej, dane i NIP sprzedawcy i nabywcy oraz nazwę usługi objętej korektą,
  • kwotę korekty podstawy opodatkowania i podatku, z podziałem na stawki.

Słowa „KOREKTA” i przyczyna korekty są dozwolone, ale nieobowiązkowe (art. 106j ust. 2a). Przyczynę i tak warto wpisać - po roku nikt nie będzie pamiętał, skąd wzięła się dopłata.

W którym miesiącu ją rozliczyć. Podwyższenie podstawy opodatkowania rozliczasz za okres, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia (art. 29a ust. 17). W praktyce organy dzielą przyczyny na dwie grupy:

  • pomyłka istniejąca od początku - zła cena, zła ilość, pominięta pozycja: korekta idzie do okresu, w którym powstał obowiązek podatkowy od tej sprzedaży, czyli tam, gdzie rozliczyłeś fakturę pierwotną (interpretacja z 1 grudnia 2025 r., 0112-KDIL1-1.4012.712.2025.1.AR),
  • nowa okoliczność po sprzedaży - aneks, ugoda, waloryzacja ceny: korekta idzie do okresu, w którym ta okoliczność powstała. Przy aneksie czy ugodzie przyczyną jest samo porozumienie, a przy ugodzie sądowej - uprawomocnienie umorzenia sprawy (interpretacja z 28 października 2025 r. wymieniona wyżej). Przy waloryzacji według wzoru z umowy liczy się dzień, w którym da się policzyć podwyżkę, a nie dzień akceptacji klienta (ta sama interpretacja z 1 grudnia 2025 r.).

Interpretacje chronią formalnie tylko ich wnioskodawców, ale dobrze pokazują, jak organy czytają ten przepis.

Korekta a KSeF. Fakturę korygującą do faktury wystawionej w KSeF wystawiasz w KSeF albo w trybie offline, z wysłaniem do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego (art. 106j ust. 4 i art. 106nda ust. 1-2). Szerzej o terminach i trybach: KSeF w firmie usługowej.

Zaliczka i faktura końcowa

Jeśli przed robotą wziąłeś zaliczkę, wystawiłeś na nią fakturę zaliczkową. Po wykonaniu usługi wystawiasz fakturę końcową: na całą wartość, pomniejszoną o zaliczki, z numerami faktur zaliczkowych - w KSeF numerami nadanymi przez system (art. 106f ust. 3). Jeśli zaliczki pokryły całą cenę, faktury końcowej nie ma - numery poprzednich zaliczek wpisujesz na ostatniej fakturze zaliczkowej (art. 106f ust. 4). To również forma dofakturowania, tylko z jasno opisanymi zasadami.

Gdy w trakcie roboty aneks zwiększa zakres albo wartość umowy, faktur zaliczkowych się nie koryguje - różnica wychodzi w fakturze końcowej (interpretacja z 2 października 2025 r., 0114-KDIP1-1.4012.563.2025.2.AWY). Prace dodatkowe zlecone osobno to z kolei osobna sprzedaż, której zaliczka nie obejmuje. Różnicę między zaliczką a zadatkiem opisujemy w artykule Zaliczka czy zadatek.

Klient prywatny: faktura na żądanie albo kasa

Osobie prywatnej fakturę wystawiasz, gdy o nią poprosi w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca wykonania usługi (art. 106b ust. 3). Jeśli prosi do końca miesiąca wykonania, obowiązują zwykłe terminy, a jeśli później - masz 15 dni od zgłoszenia (art. 106i ust. 6). Taka faktura nie musi iść przez KSeF, choć może (art. 106ga ust. 2 pkt 4 i ust. 4).

Dopłatę od klienta prywatnego rejestrujesz na kasie fiskalnej - także wtedy, gdy wystawiasz mu fakturę. Faktura nie zastępuje kasy (art. 111 ust. 1). Wyjątki daje rozporządzenie o zwolnieniach z kas, np. gdy w poprzednim roku sprzedaż dla osób prywatnych nie przekroczyła 20 000 zł netto (§ 3 ust. 1 pkt 1). Gdy przekroczysz ten próg w bieżącym roku, zwolnienie przepada po dwóch kolejnych miesiącach (§ 5 ust. 1 pkt 1), więc każda dopłata się liczy. Drugi wyjątek: klient zapłacił przelewem całość, razem z zaliczką, a z ewidencji i dowodów zapłaty wynika, za co płaci (§ 2 ust. 1 i poz. 42 załącznika). Rozporządzenie zawiera też wyłączenia z tych zwolnień (§ 4), więc swój przypadek sprawdź z księgową.

Zwolnieni z VAT też liczą dopłaty

Firma zwolniona podmiotowo nie musi wystawiać faktur (art. 106b ust. 2), chyba że klient zażąda (art. 106b ust. 3 pkt 2). Fakturę dla firmy wystawia wtedy w KSeF, bo wyjątek z art. 106ga ust. 2 pkt 6 dotyczy innego zwolnienia; dla osoby prywatnej KSeF nie jest obowiązkowy (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Do końca 2026 r. możesz jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich łączna wartość brutto w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m ust. 1). Na fakturze trzeba wskazać podstawę zwolnienia (art. 106e ust. 1 pkt 19).

Każda dopłata wlicza się do limitu 240 000 zł rocznie (art. 113 ust. 1). Jeśli to właśnie dofakturowanie przekroczy limit, zwolnienie traci moc od tej czynności, którą limit przekroczono (art. 113 ust. 5). Pod koniec roku warto więc wiedzieć, ile zostało do progu, zanim wystawisz kolejny dokument.

Jak dofakturować zlecenie w InTool

W InTool fakturę wystawiasz ze zlecenia, przez integrację z Fakturownią. Wybierasz rodzaj dokumentu - fakturę VAT, proformę albo paragon - i sposób zestawienia pozycji: każda osobno, pogrupowane według kategorii i stawki VAT albo jedna zbiorcza pozycja.

Gdy część pozycji jest już zafakturowana, na zleceniu pojawia się przycisk Dofakturuj pozostałe pozycje z ich liczbą. Pozycji z wcześniejszych dokumentów nie da się zaznaczyć drugi raz, więc ta sama usługa nie trafi na dwie faktury. Na zleceniu widzisz listę wystawionych dokumentów i informację, ile pozycji zostało do zafakturowania.

Dwie rzeczy, o których warto pamiętać:

  • Data sprzedaży podpowiada się dzisiejsza. Przy dofakturowaniu prac z poprzedniego miesiąca ustaw ją na dzień ich wykonania - to ona wskazuje miesiąc VAT.
  • Proforma i paragon też zajmują pozycje. Fakturę VAT do pozycji z proformy wystaw wtedy w Fakturowni. Faktury zaliczkowej i końcowej InTool nie wystawia - jeśli zaliczkę zafakturowałeś w Fakturowni, fakturę końcową też wystaw tam, inaczej VAT od zaliczki rozliczysz dwa razy.

To rozwiązuje przypadek „kolejna faktura na pozostałe pozycje” z tabeli wyżej. Korekty - za niską cenę czy pomyłkę na wystawionej fakturze - robisz w Fakturowni, przy samej fakturze. Tam też ustawiasz wysyłkę faktur do KSeF.

Od czego zacząć

  1. Przy każdej dopłacie zadaj sobie jedno pytanie: czy ta sprzedaż jest już na jakiejś fakturze? Nie ma - nowa faktura. Jest, tylko z inną kwotą - korekta.
  2. Ustal miesiąc VAT według wykonania usługi albo przyczyny korekty, nie według daty, w której wystawiasz dokument.
  3. Prace dodatkowe uzgadniaj z klientem przed wykonaniem i zapisuj, ile kosztują - wtedy nowa faktura nikogo nie zaskoczy.
  4. Jeśli jesteś zwolniony z VAT, sprawdzaj przed końcem roku, ile zostało do limitu.

Stan prawny

Stan prawny na 2 listopada 2026 r. Przepisy z API ELI Sejmu: ustawa o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263 ze zm.), Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795), rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902 ze zm.). Interpretacje indywidualne Dyrektora KIS z bazy EUREKA. To nie porada podatkowa - przy nietypowej sytuacji zapytaj księgową.

Zobacz też