Funkcje InTool - wszystko, czego potrzebujesz. Nic więcej.

Zlecenia i kalendarz - jedno miejsce na wszystko, co się dzieje

Każde zlecenie ma w InTool własną kartę: dane klienta, adres, zakres prac, pozycje wyceny, termin i osobę odpowiedzialną. Zamiast składać obraz roboty z SMS-ów, notatek w telefonie i pamięci, otwierasz jedną kartę i widzisz całą historię - co ustaliliście, ile to miało kosztować i na jakim etapie stoi.

Statusy pokazują, gdzie jest każda robota: świeżo przyjęta, wyceniona, czekająca na decyzję klienta, w realizacji, gotowa do rozliczenia. Rano wystarczy jedno spojrzenie, żeby wiedzieć, co jedzie dalej, a co utknęło. Kalendarz układa zlecenia w dniach i tygodniach - termin przesuwasz, przenosząc zlecenie na inny dzień, a nie odbywając pięć rozmów telefonicznych.

Wyceny, które klient akceptuje z telefonu

Wycenę składasz na miejscu: dodajesz pozycje z katalogu, korygujesz ilości, a system liczy kwoty netto, VAT i sumę do zapłaty. Gotowy dokument wysyłasz klientowi linkiem w SMS-ie. Klient otwiera go w przeglądarce, widzi rozbicie na pozycje razem z terminem ważności i zatwierdza wycenę, składając podpis na ekranie telefonu - bez zakładania konta i bez logowania.

Akceptacja wraca do Ciebie jako zmiana statusu zlecenia, więc nie musisz dopytywać, czy klient się zdecydował. Zyskujesz też dowód: zapisane jest, na jaką wersję wyceny i na jaką kwotę klient się zgodził, razem z jego podpisem. Przy sporze o zakres prac to zwykle najważniejszy dokument w całej sprawie.

Katalog usług i szablony zleceń - przestajesz liczyć od zera

Swoje ceny wpisujesz raz. Katalog usług i materiałów trzyma nazwy, jednostki, stawki VAT i ceny, a przy wycenie po prostu wybierasz gotowe pozycje z listy. Koniec z liczeniem w głowie u klienta i z przepisywaniem stawek z kartki, która została w drugim samochodzie.

Powtarzalne roboty zapisujesz jako szablon zlecenia - następny raz zaczynasz od kompletnego zakresu prac i tylko poprawiasz szczegóły. Efekt jest podwójny: wyceny robisz szybciej i przestajesz mieć trzy różne ceny za tę samą usługę, zależnie od tego, kto ją wyceniał i w którym tygodniu.

Ekipa w terenie - panel pracownika

Każdy pracownik ma własne konto i na swoim telefonie widzi tylko przypisane mu zlecenia. Aktualizuje status, dopisuje uwagi z miejsca pracy i dokłada zdjęcia. Ty nie dzwonisz z pytaniem, czy skończone, bo zlecenie mówi to samo. Jeśli na miejscu okaże się, że pracy jest więcej, pracownik zakłada nowe zlecenie od razu u klienta.

W planie Team dochodzi mapa pracowników i raporty, więc widzisz, gdzie kto dziś jest i co zamknęło się w tym tygodniu. To zwykle moment, w którym firma przestaje zależeć od pamięci właściciela - a właściciel może wreszcie wziąć wolny dzień bez telefonu przy poduszce.

Faktura ze zlecenia i wysyłka do KSeF

InTool nie jest osobnym programem do faktur - łączy się z Twoim kontem w Fakturowni. Kiedy zlecenie jest zamknięte, wystawiasz z niego dokument sprzedaży jednym kliknięciem: pozycje, ceny i dane klienta idą z zaakceptowanej wyceny. Faktura powstaje w Fakturowni, a stamtąd trafia do KSeF, bez logowania się do trzeciego systemu i bez przepisywania kwot.

Dla firmy usługowej ma to jeden konkretny skutek: kwota, którą klient zaakceptował na wycenie, jest tą samą kwotą, która pojawia się na fakturze i w KSeF. Wpisana raz, w jednym miejscu, na początku procesu.

Zdjęcia i dokumentacja zlecenia

Zdjęcie stanu przed pracą, zdjęcie po zakończeniu, zdjęcie licznika albo tabliczki urządzenia - robisz je telefonem i dodajesz wprost do zlecenia. Zostają przy nim na stałe, więc kiedy klient dzwoni trzy miesiące później, masz dokumentację w karcie zlecenia, a nie w galerii telefonu wśród dwóch tysięcy innych zdjęć.

To najprostsza funkcja w całej aplikacji i jednocześnie ta, która najczęściej rozstrzyga spór o to, w jakim stanie było coś przed Twoim przyjazdem.

Bez zasięgu dane zostają z Tobą

Praca w terenie to miejsca, w których telefon traci internet: piwnice, hale, garaże podziemne, budowy poza miastem. To, co InTool pobrał wcześniej tego dnia, zostaje w telefonie i jest dostępne również bez sieci - lista zleceń, karta konkretnego zlecenia z adresem i zakresem prac, dane klienta, kalendarz i cały cennik. Zjeżdżasz do kotłowni bez zasięgu i nadal wiesz, co masz zrobić, u kogo i za ile, zamiast patrzeć na pusty ekran i kręcące się kółko.

Nie musisz niczego wcześniej pobierać ani przełączać w tryb offline - aplikacja zapisuje dane w telefonie w trakcie zwykłej pracy. Gdy internet znika, na górnym pasku pojawia się znacznik braku połączenia, a po kliknięciu w niego widzisz godzinę pobrania danych, więc wiesz, na czym pracujesz. Zapisanie nowego zlecenia albo wyceny wymaga sieci i wracasz do tego po odzyskaniu zasięgu, ale dostęp do tego, co już masz w systemie, jest z Tobą przez cały dzień pracy.