JAK TO DZIAŁA

Jak działa InTool? Od wyceny do faktury w 4 krokach

Całe zlecenie obsługujesz z telefonu - tam, gdzie pracujesz. Tworzysz wycenę u klienta, wysyłasz link do akceptacji SMS-em, ekipa realizuje prace, a na końcu wystawiasz fakturę jednym kliknięciem przez Fakturownię.

1

Tworzysz zlecenie na miejscu

W InTool kompletujesz całe zlecenie - dane klienta, usługi z katalogu, ceny, terminy. Wszystko prosto z telefonu.

2

Klient akceptuje od razu

Wysyłasz link SMS-em. Klient otwiera go na telefonie, widzi kosztorys i jednym kliknięciem akceptuje - bez logowania.

3

Ekipa pracuje, Ty masz wgląd

Każdy pracownik widzi swoje zlecenia w aplikacji. Aktualizuje status, dodaje zdjęcia z realizacji - Ty wszystko widzisz na żywo.

4

Faktura wystawiona od ręki

Zlecenie zakończone? Wystawiasz fakturę jednym kliknięciem przez Fakturownię. Klient od razu otrzymuje PDF.

Bez wdrożeń i szkoleń - konto zakładasz w 5 minut, a katalog usług i szablony zleceń przygotujesz tego samego dnia. Cała droga od wyceny do faktury dzieje się w jednej aplikacji, którą obsłużysz z telefonu.

Krok 1. Zlecenie powstaje u klienta, nie wieczorem w domu

Stoisz na miejscu, widzisz zakres prac i od razu zakładasz zlecenie w telefonie: klient, adres, opis roboty, pozycje z katalogu usług, termin. Nie notujesz na odwrocie ulotki z zamiarem przepisania tego później, bo później zwykle oznacza wieczór, a wieczorem połowa szczegółów już się rozmyła.

Jeśli robota jest typowa, zaczynasz od szablonu zlecenia i tylko korygujesz ilości oraz wymiary. Od tej chwili wszystkie ustalenia mieszkają w jednym miejscu, do którego możesz wrócić za tydzień i za pół roku. Ustalenia, których nikt nie zapisał, wracają później jako pytanie klienta, a odpowiedzi szukasz w pamięci.

Krok 2. Klient akceptuje wycenę linkiem, bez logowania

Gotową wycenę wysyłasz SMS-em jako link. Klient otwiera ją na telefonie, widzi rozbicie na pozycje, kwotę do zapłaty i termin ważności, a potem zatwierdza ją, składając podpis na ekranie. Nie zakłada konta, nie instaluje aplikacji, nie szuka hasła. Ty widzisz w systemie, że wycena została przyjęta, i wiesz, że możesz planować robotę - z podpisem klienta pod konkretną kwotą, a nie z ustaleniem przez telefon.

Ta zmiana skraca przerwę między wyślę panu wycenę wieczorem a to co, robimy?.

Krok 3. Ekipa realizuje, Ty widzisz postęp

Każdy pracownik ma własne konto i na swoim telefonie widzi tylko przypisane mu zlecenia. Zmienia status, dopisuje uwagi z miejsca pracy, dokłada zdjęcia. Ty nie dzwonisz z pytaniem, czy skończone, bo status zlecenia mówi to sam. Jeśli na miejscu okaże się, że pracy jest więcej, pracownik może wystawić kolejne zlecenie od razu u klienta, bez czekania na Twoją decyzję przez telefon.

Terminy przesuwasz w kalendarzu, a nie w pięciu rozmowach. Kiedy jedno zlecenie się wydłuża, widzisz, kto ma dziś wolne miejsce, i przekładasz kolejne, zanim klient zadzwoni z pretensją.

Krok 4. Faktura powstaje ze zlecenia, nie od zera

Zlecenie zamknięte oznacza, że masz gotowy dokument sprzedaży w zasięgu jednego kliknięcia. Pozycje, ceny i dane klienta idą prosto z zaakceptowanej wyceny, więc nie ma przepisywania i nie ma rozjazdu między tym, co klient zatwierdził, a tym, co dostaje na fakturze. Faktura powstaje w Twojej Fakturowni podłączonej do InTool, a stamtąd trafia do KSeF.

Kwota z wyceny, kwota z faktury i kwota w KSeF to ta sama liczba, wpisana raz.

Zwykły wtorek

Jak wygląda dzień pracy z InTool

Przykładowy dzień firmy instalacyjnej z dwuosobową ekipą. Nic tu nie dzieje się samo - każda informacja ma jedno miejsce, zamiast rozjeżdżać się między telefonem, kartką i pamięcią.

  • 7:10 - kawa i plan dnia

    Otwierasz kalendarz w telefonie. Trzy zlecenia na dziś, jedno czeka na akceptację wyceny z wczoraj. Widzisz, kto z ekipy jedzie gdzie, i nie musisz nikomu tego tłumaczyć w wiadomości głosowej.

  • 8:40 - pierwszy adres

    Na miejscu okazuje się, że zakres jest większy, niż mówił klient przez telefon. Dokładasz pozycje z katalogu, robisz zdjęcie stanu wyjściowego i wysyłasz nową wycenę SMS-em, jeszcze stojąc w kotłowni.

  • 9:55 - wycena zaakceptowana

    Klient kliknął w link i zatwierdził kwotę. Zlecenie zmienia status, a Ty masz zapisane, na co dokładnie się umówiliście. Za miesiąc, gdy pojawi się pytanie o zakres, nie będziesz szukał w SMS-ach.

  • 13:20 - ekipa zamyka robotę

    Pracownik przestawia status na zakończone i dorzuca dwa zdjęcia po pracy. Nie dzwoni, nie pisze, nie musi pamiętać, żeby powiedzieć Ci o tym wieczorem.

  • 15:00 - nowy telefon z pytaniem o cenę

    Klient dzwoni z pytaniem o wymianę grzejników. Otwierasz katalog usług, składasz wycenę w kilka minut i wysyłasz ją, zanim skończycie rozmowę.

  • 17:30 - fakturowanie

    Dwa zamknięte zlecenia, dwie faktury wystawione ze zlecenia jednym kliknięciem, obie w Fakturowni i w KSeF. Zero przepisywania kwot z kartki i zero odkładania tego na koniec miesiąca.

Częste pytania o pracę z InTool

Ile czasu zajmuje uruchomienie InToola?

Konto zakładasz w kilka minut i możesz od razu wystawić pierwsze zlecenie. Sensowny start to jedno posiedzenie: wpisujesz swoje najczęstsze usługi i materiały do katalogu, zapisujesz jeden lub dwa szablony powtarzalnych zleceń i podłączasz konto w Fakturowni. Nie ma wdrożenia z konsultantem ani szkoleń dla ekipy.

Czy klient musi mieć aplikację, żeby zobaczyć wycenę?

Nie. Klient dostaje SMS-em zwykły link, który otwiera się w przeglądarce na dowolnym telefonie. Nie zakłada konta, nie podaje hasła, nie instaluje niczego. Widzi pozycje wyceny, kwotę i termin ważności, a akceptuje jednym kliknięciem.

Co się dzieje, gdy klient nie zaakceptuje wyceny?

Wycena zostaje w systemie razem z tym, co zawierała. Możesz zmienić zakres albo cenę i wysłać nową wersję tym samym kanałem. Nic nie ginie, więc gdy klient wróci po dwóch miesiącach, nie składasz wyceny od zera.

Czy mogę zmienić zakres prac w trakcie realizacji?

Tak, i to jest typowa sytuacja w terenie. Pozycje w zleceniu dopisujesz i korygujesz w trakcie, a nową wersję wyceny wysyłasz klientowi do zatwierdzenia. Faktura na końcu bierze pod uwagę aktualny stan zlecenia, nie pierwotny szkic.

Czy InTool działa bez internetu?

Częściowo. InTool zapisuje w telefonie dane, które pobrał w trakcie zwykłej pracy tego dnia: listę zleceń, kartę zlecenia z adresem i zakresem prac, dane klienta, kalendarz i cennik. Bez zasięgu, na przykład w głębokiej piwnicy, otwierasz je tak samo jak przy pełnym połączeniu. Zapisanie nowego zlecenia albo wyceny wymaga połączenia - kolejki, która wysłałaby to za Ciebie później, nie ma, więc po powrocie zasięgu zapisujesz to sam.

Kto wystawia fakturę i gdzie ona powstaje?

Dokument sprzedaży powstaje w Twoim koncie w Fakturowni, które podłączasz do InToola. Klikasz w zleceniu, a InTool przekazuje do Fakturowni dane klienta i pozycje z wyceny. Fakturownia wystawia dokument i wysyła go do KSeF. Fakturownia jest osobnym narzędziem z własnym cennikiem.

Zobacz też: funkcje, porównanie z Excelem i CRM, program do zleceń, dla kogo jest InTool, cennik.

Zacznij kontrolować zlecenia
w swojej firmie.

Zarejestruj się i zacznij pracować od razu - prosto z telefonu.

Załóż darmowe konto

Dla firm usługowych, które są ciągle w ruchu.