Jak działa InTool? Od wyceny do faktury w 4 krokach

Krok 1. Zlecenie powstaje u klienta, nie wieczorem w domu

Stoisz na miejscu, widzisz zakres prac i od razu zakładasz zlecenie w telefonie: klient, adres, opis roboty, pozycje z katalogu usług, termin. Nie notujesz na odwrocie ulotki z zamiarem przepisania tego później, bo później zwykle oznacza wieczór, a wieczorem połowa szczegółów już się rozmyła.

Jeśli robota jest typowa, zaczynasz od szablonu zlecenia i tylko korygujesz ilości oraz wymiary. Od tej chwili wszystkie ustalenia mieszkają w jednym miejscu, do którego możesz wrócić za tydzień i za pół roku. To ważniejsze, niż wygląda: w małej firmie usługowej najwięcej pieniędzy ginie nie na złych wycenach, a na ustaleniach, których nikt nie zapisał.

Krok 2. Klient akceptuje wycenę linkiem, bez logowania

Gotową wycenę wysyłasz SMS-em jako link. Klient otwiera ją na telefonie, widzi rozbicie na pozycje, kwotę do zapłaty i termin ważności, a potem zatwierdza ją, składając podpis na ekranie. Nie zakłada konta, nie instaluje aplikacji, nie szuka hasła. Ty widzisz w systemie, że wycena została przyjęta, i wiesz, że możesz planować robotę - z podpisem klienta pod konkretną kwotą, a nie z ustaleniem przez telefon.

Ta jedna zmiana skraca najdroższy odcinek w całym procesie: przerwę między wyślę panu wycenę wieczorem a to co, robimy?. Im szybciej klient widzi konkret z kwotą, tym mniej czasu ma na telefon do kolejnej firmy.

Krok 3. Ekipa realizuje, Ty widzisz postęp

Każdy pracownik ma własne konto i na swoim telefonie widzi tylko przypisane mu zlecenia. Zmienia status, dopisuje uwagi z miejsca pracy, dokłada zdjęcia. Ty nie dzwonisz z pytaniem, czy skończone, bo status zlecenia mówi to sam. Jeśli na miejscu okaże się, że pracy jest więcej, pracownik może wystawić kolejne zlecenie od razu u klienta, bez czekania na Twoją decyzję przez telefon.

Terminy przesuwasz w kalendarzu, a nie w pięciu rozmowach. Kiedy jedno zlecenie się wydłuża, widzisz, kto ma dziś wolne miejsce, i przekładasz kolejne, zanim klient zadzwoni z pretensją.

Krok 4. Faktura powstaje ze zlecenia, nie od zera

Zlecenie zamknięte oznacza, że masz gotowy dokument sprzedaży w zasięgu jednego kliknięcia. Pozycje, ceny i dane klienta idą prosto z zaakceptowanej wyceny, więc nie ma przepisywania i nie ma rozjazdu między tym, co klient zatwierdził, a tym, co dostaje na fakturze. Faktura powstaje w Twojej Fakturowni podłączonej do InTool, a stamtąd trafia do KSeF.

Efekt jest prosty do sprawdzenia na własnej firmie: kwota z wyceny, kwota z faktury i kwota w KSeF to ta sama liczba, wpisana raz.