Integracja InTool z Fakturownią - faktura prosto ze zlecenia.

Co przenosi się ze zlecenia na fakturę

Dane nabywcy InTool bierze z klienta przypisanego do zlecenia: nazwę firmy i NIP, a przy osobie prywatnej imię i nazwisko, do tego adres i e-mail. Nie przepisujesz ich drugi raz i nie ma pomyłki w numerze NIP, bo klient jest jeden - ten sam w zleceniu, na wycenie i na fakturze.

Pozycje trafiają na dokument z ilością, jednostką, ceną netto i brutto oraz stawką VAT, dokładnie tak, jak zostały wycenione. Rabat udzielony na zleceniu przechodzi jako osobna pozycja, więc klient widzi na fakturze to samo, co zaakceptował na wycenie. Jeśli fakturujesz firmę z innego kraju Unii, dane podatkowe uzupełniają się na podstawie kraju i numeru VAT klienta.

Faktura VAT, proforma czy paragon - jeden przycisk w zleceniu

Dokument wystawiasz z sekcji Płatność w zleceniu. W jednym oknie wybierasz typ dokumentu: faktura VAT, proforma albo paragon, ustawiasz datę wystawienia i sprzedaży, termin płatności i metodę (przelew, gotówka, karta albo własna metoda z Twojego konta) i dopisujesz uwagi, jeśli klient ich potrzebuje. Jeśli wystawienie się nie powiedzie, okno zostaje otwarte i próbujesz ponownie bez wypełniania wszystkiego od nowa. Wystawiony dokument widzisz na liście w zleceniu, z podglądem otwierającym go w Fakturowni.

Grupowanie pozycji i dofakturowanie

Nie każdy klient chce widzieć na fakturze dwadzieścia pozycji z wyceny. Dlatego przy wystawianiu wybierasz sposób fakturowania: każda pozycja osobno, grupowanie po kategorii (na przykład robocizna, materiały, dojazd) albo jedna pozycja zbiorcza z wybraną stawką VAT i opcjonalną listą prac w opisie. Kwota brutto zostaje ta sama, zmienia się tylko układ dokumentu.

Ten sam mechanizm obsługuje dofakturowanie. Jeśli rozliczasz zlecenie etapami, zaznaczasz tylko pozycje, które fakturujesz teraz. Reszta czeka, a w zleceniu widzisz status: częściowo wystawione, z liczbą pozycji, które zostały. Pozycje objęte już fakturą są zablokowane, więc nie zafakturujesz niczego dwa razy. Kolejny dokument wystawiasz przyciskiem Dofakturuj pozostałe pozycje.

KSeF bez trzeciego systemu

InTool nie rozmawia z KSeF bezpośrednio i nie jest programem do faktur. Dokument powstaje w Fakturowni i to ona wysyła go do Krajowego Systemu e-Faktur zgodnie z ustawieniami Twojego konta. Dla Ciebie oznacza to jedno kliknięcie w zleceniu i zero logowania do trzeciego systemu. Kwota, którą klient zaakceptował na wycenie, jest tą samą kwotą, która trafia na fakturę i do KSeF. Co KSeF zmienia w pracy firmy usługowej, opisuje artykuł KSeF w firmie usługowej.

Konto wielooddziałowe i wysyłka PDF do klienta

Jeśli Twoje konto w Fakturowni ma kilka działów, wskazujesz w ustawieniach integracji, z którego mają być domyślnie wystawiane dokumenty, a przy pojedynczym dokumencie możesz wybrać inny. Osobny przełącznik włącza automatyczną wysyłkę PDF: faktura wystawiona ze zlecenia trafia mailem do klienta od razu po wystawieniu, bez dodatkowego kroku. Integrację odłączasz jednym przyciskiem i łączysz ponownie w każdej chwili, tym samym lub innym kontem.

Dla kogo jest ta integracja

Dla firm usługowych, które już wystawiają faktury w Fakturowni, a zlecenia prowadzą w zeszycie, SMS-ach albo arkuszu: hydraulików, elektryków, ekip remontowych i budowlanych, serwisów, firm sprzątających. Księgowość zostaje tam, gdzie jest - w Fakturowni i u Twojego biura rachunkowego. InTool zajmuje się tym, co dzieje się przed fakturą: przyjęciem zlecenia, wyceną z katalogu usług, akceptacją klienta przez link SMS i pracą ekipy w terenie. Zobacz, jak to wygląda w praktyce na stronie dla firmy budowlanej albo w opisie programu do zleceń.

Jak podłączyć Fakturownię w kilka minut

W InTool wchodzisz w Ustawienia, zakładkę Integracje, sekcję Fakturownia. Wpisujesz adres swojego konta (na przykład twojafirma.fakturownia.pl), wklejasz klucz API z Fakturowni i klikasz Połącz. Od tej chwili w każdym zleceniu jest przycisk do wystawienia dokumentu. Tę samą konfigurację przejdziesz w trakcie zakładania konta, w kroku Faktury i KSeF, i możesz ją pominąć, jeśli nie masz jeszcze danych pod ręką. Krok po kroku: instrukcja w bazie wiedzy.