Program dla firmy sprzątającej - zlecenia, wyceny i faktury w jednej aplikacji

Czym jest program dla firmy sprzątającej?

Program dla firmy sprzątającej to aplikacja, która zbiera w jednym miejscu wszystko, co dzieje się wokół samego sprzątania: zlecenia od klientów indywidualnych, wspólnot, biur i firm, grafik cyklicznych wizyt, wyceny liczone za m2 lub ryczałtem oraz rozliczenia. Zamiast zeszytu z terminami, osobnych SMS-ów do ekip i tabelki w Excelu masz jedną listę zleceń, która jest aktualna dla każdego - w biurze i w telefonie, na miejscu u klienta.

W firmie sprzątającej liczy się powtarzalność: te same adresy wracają co tydzień albo co miesiąc, te same ekipy jeżdżą w te same miejsca, a rozliczenia często idą cyklicznie, bo klient ma podpisaną stałą umowę na obsługę. Dlatego InTool jest projektowany pod pracę w terenie i pod obsługę stałych klientów - od przyjęcia zgłoszenia, przez przydział ekipy do adresu, po fakturę wystawioną zaraz po zakończonej usłudze.

Nie ma znaczenia, czy sprzątasz mieszkania po remoncie, myjesz okna, obsługujesz biuro według grafiku, pierzesz tapicerkę, czy prowadzisz kilka ekip jeżdżących po różnych adresach każdego dnia. Program dla firmy sprzątającej ma po prostu pilnować, żeby żadne zlecenie nie zginęło, wycena była policzona tak samo za każdym razem, a faktura trafiła do klienta bez opóźnień - najlepiej jeszcze zanim ekipa wyjedzie na kolejny adres.

Ponieważ praca ekip odbywa się w terenie, a nie przy biurku, cała aplikacja działa z telefonu. Osoba nadzorująca sprzątanie widzi grafik i adresy z dowolnego miejsca, a wycenę czy fakturę przygotuje na miejscu u klienta, bez wracania do biura po dokumenty.

Co powinien mieć dobry program dla firmy sprzątającej?

Dobry program dla firmy sprzątającej musi radzić sobie z tym, co w tej branży powtarza się najczęściej: różne metraże, różne częstotliwości wizyt, różne ekipy przypisane do adresów i różne modele rozliczeń - za m2, za usługę albo ryczałtem. Poniżej najważniejsze elementy, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia.

• listę zleceń z adresami, terminami i statusem - także tych cyklicznych, powtarzających się co tydzień lub co miesiąc,
• wycenę za m2, za usługę lub ryczałtem z własnego cennika, żeby nie liczyć każdej oferty od nowa,
• przydział ekip do adresów i grafik, który pokazuje, kto i gdzie ma być danego dnia,
• wysyłkę wyceny do akceptacji online, zanim ekipa pojawi się na miejscu,
• fakturowanie cykliczne z poziomu zlecenia, bez przepisywania danych co miesiąc,
• historię usług pod każdym adresem, przydatną przy stałej obsłudze i kolejnych wizytach.

Taki zestaw funkcji pozwala prowadzić firmę sprzątającą z telefonu - zarówno jednoosobową działalność sprzątającą mieszkania, jak i firmę z kilkoma ekipami obsługującymi biura, wspólnoty i klientów indywidualnych na stałych umowach. Zamiast rozdzielać grafik, cennik i faktury między różne notatniki i arkusze, prowadzisz to wszystko z jednego miejsca, na telefonie, z dowolnego adresu.

Warto też, żeby program pilnował samych rozliczeń: pokazywał, które faktury cykliczne już poszły do klientów, a które dopiero czekają w danym miesiącu, oraz kto jeszcze nie zapłacił za wykonaną usługę. Przy kilkunastu stałych klientach to właśnie ten element najbardziej odciąża osobę, która prowadzi firmę.