Program dla firmy sprzątającej - zlecenia, wyceny i faktury w jednej aplikacji

Czym jest program dla firmy sprzątającej?

Program dla firmy sprzątającej porządkuje wszystko, co dzieje się wokół samego sprzątania: zlecenia od klientów indywidualnych, wspólnot, biur i firm, grafik cyklicznych wizyt, wyceny liczone za m2 lub ryczałtem oraz rozliczenia. Zamiast zeszytu z terminami, osobnych SMS-ów do ekip i tabelki w Excelu masz jedną listę zleceń, która jest aktualna dla każdego - w biurze i w telefonie, na miejscu u klienta.

W firmie sprzątającej liczy się powtarzalność: te same adresy wracają co tydzień albo co miesiąc, te same ekipy jeżdżą w te same miejsca, a rozliczenia często idą cyklicznie, bo klient ma podpisaną stałą umowę na obsługę. Zgłoszenie przyjmujesz i zamieniasz w zlecenie z telefonu, ekipę przydzielasz do adresu, a fakturę wystawiasz zaraz po zakończonej usłudze - bez wracania do biura między jednym adresem a drugim.

Nie ma znaczenia, czy sprzątasz mieszkania po remoncie, myjesz okna, obsługujesz biuro według grafiku, pierzesz tapicerkę, czy prowadzisz kilka ekip jeżdżących po różnych adresach każdego dnia. Program dla firmy sprzątającej pilnuje, żeby żadne zlecenie nie zginęło, wycena była policzona tak samo za każdym razem, a faktura trafiła do klienta bez opóźnień - najlepiej jeszcze zanim ekipa wyjedzie na kolejny adres.

Ponieważ praca ekip odbywa się w terenie, a nie przy biurku, cała aplikacja działa z telefonu. Osoba nadzorująca sprzątanie widzi grafik i adresy z dowolnego miejsca, a wycenę czy fakturę przygotuje na miejscu u klienta, bez wracania do biura po dokumenty.

Co powinien mieć dobry program dla firmy sprzątającej?

Dobry program dla firmy sprzątającej musi radzić sobie z tym, co w tej branży powtarza się najczęściej: różne metraże, różne częstotliwości wizyt, różne ekipy przypisane do adresów i różne modele rozliczeń - za m2, za usługę albo ryczałtem. Najważniejsze elementy takiego programu to:

• listę zleceń z adresami, terminami i statusem - także tych cyklicznych, powtarzających się co tydzień lub co miesiąc,
• wycenę za m2, za usługę lub ryczałtem z własnego cennika, żeby nie liczyć każdej oferty od nowa,
• przydział ekip do adresów i grafik, który pokazuje, kto i gdzie ma być danego dnia,
• wysyłkę wyceny do akceptacji online, zanim ekipa pojawi się na miejscu,
• fakturowanie z poziomu zlecenia, żeby faktura dla stałego klienta nie wymagała przepisywania danych co miesiąc,
• historię usług pod każdym adresem, przydatną przy stałej obsłudze i kolejnych wizytach.

Taki zestaw funkcji pozwala prowadzić firmę sprzątającą z telefonu - zarówno jednoosobową działalność sprzątającą mieszkania, jak i firmę z kilkoma ekipami obsługującymi biura, wspólnoty i klientów indywidualnych na stałych umowach. Zamiast rozdzielać grafik, cennik i faktury między różne notatniki i arkusze, prowadzisz to wszystko z jednego miejsca, na telefonie, z dowolnego adresu.

Rozliczenia też są prostsze do ogarnięcia: widzisz, które faktury już poszły do klientów w danym miesiącu, a kto jeszcze nie zapłacił za wykonaną usługę. Przy kilkunastu stałych klientach to spory kawałek pracy zdjęty z głowy osoby, która prowadzi firmę.