Program do zleceń serwisowych - od pierwszego kontaktu po fakturę w jednej aplikacji

Czym jest program do zleceń serwisowych?

Program do zleceń serwisowych to aplikacja, która prowadzi firmę serwisową przez cały dzień pracy w terenie - od pierwszego kontaktu w sprawie naprawy czy montażu, przez dojazd do klienta, po rozliczenie wizyty. Zamiast kartek, wiadomości SMS i zeszytu trzymanego w schowku samochodu masz jedną listę zleceń z adresami, terminami i statusem realizacji, która jest aktualna niezależnie od tego, czy siedzisz w biurze, czy stoisz pod drzwiami klienta z narzędziami w ręku. Kalendarz pokazuje wszystkie umówione wizyty na dany dzień, a mapa pokazuje adresy wszystkich zleceń, gdy w jednym miejscu masz kilka wizyt zaplanowanych tego samego dnia. Dzięki temu cały zespół serwisowy wie, gdzie i o której godzinie ma być, bez ciągłych telefonów do biura w trakcie trasy.

Każde zlecenie serwisowe w InToolu to konkretny adres, opis usterki albo zakresu montażu oraz termin wizyty widoczny w kalendarzu i na mapie zleceń. Przed rozpoczęciem naprawy składasz wycenę z własnego cennika usług i części, a następnie wysyłasz ją klientowi do akceptacji przez jednorazowy link SMS, bez zakładania konta i bez instalowania czegokolwiek. Dzięki temu cena jest ustalona i zaakceptowana, zanim wyciągniesz pierwsze narzędzie z auta, a po zakończonej robocie nie ma dyskusji o tym, ile miało kosztować zlecenie. Po skończonej naprawie dodajesz do zlecenia zdjęcia z realizacji, które zostają w historii klienta i adresu, a następnie wystawiasz fakturę jednym kliknięciem, przez Fakturownię, z wysyłką do KSeF, bez przepisywania danych klienta z jednego dokumentu do drugiego.

Co powinien mieć dobry program do obsługi zleceń serwisowych?

• listę wszystkich zleceń serwisowych w jednym miejscu, z adresem, terminem wizyty, opisem usterki i statusem realizacji, zamiast rozproszonych notatek w telefonie i na kartkach,
• własny cennik usług i części zamiennych, dzięki któremu wycena naprawy przed każdym wyjazdem do klienta nie zaczyna się od zera i nie zależy od pamięci serwisanta,
• możliwość wysłania wyceny do akceptacji online, zanim ekipa w ogóle wyjedzie do klienta, tak żeby cena była ustalona przed rozpoczęciem naprawy, a nie po jej zakończeniu,
• fakturowanie prosto ze zlecenia, bez ręcznego przepisywania danych klienta i pozycji z wyceny do osobnego programu księgowego,
• możliwość dodania zdjęć z każdej realizacji oraz podgląd historii wcześniejszych wizyt pod danym adresem, przydatny przy kolejnym zgłoszeniu od tego samego klienta, bez szukania papierowych notatek sprzed miesięcy.