Kończysz robotę u klienta, a on prosi o fakturę. Trzy pytania: czy musisz wystawić ją przez KSeF, jak to wygląda, gdy jesteś zwolniony z VAT, i co zrobić bez zasięgu. Obowiązek działa od kwietnia dla wszystkich, 31 grudnia 2026 kończą się okresy przejściowe, 1 stycznia 2027 startują kary.

Terminy: co już działa, co się kończy, co startuje

Data Co się zmienia
1 lutego 2026 Start obowiązku - realnie tylko firmy powyżej 200 mln zł brutto za 2024 r. (art. 145l)
1 kwietnia 2026 Obowiązek obejmuje resztę podatników
31 grudnia 2026 Koniec furtek poza KSeF i starego tokena
1 stycznia 2027 Start kar (art. 106ni) i numeru KSeF w przelewie

Furtka z art. 145m: od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 możesz wystawiać faktury poza KSeF, dopóki ich łączna wartość brutto w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł - liczysz tylko te faktury, nie paragony ani roczny obrót. Fakturę, którą przekroczysz próg, wysyłasz już do KSeF (ust. 2). Czy w kolejnym miesiącu furtka wraca - przepis tego nie rozstrzyga, interpretacji nie znaleźliśmy.

Drugą furtkę, do 31 grudnia 2026, daje art. 145n: faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP do 450 zł - szczegóły w sekcji o paragonach.

Klient prywatny chce fakturę - co wolno, a czego nie musisz

Obowiązek KSeF nie dotyczy faktur dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT) - wystawiasz ją papierowo albo elektronicznie (ust. 3). Fakturę ustrukturyzowaną możesz jej wystawić - to możliwość, nie obowiązek (ust. 4, rozszerzony na konsumentów nowelizacją z 5 sierpnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1203).

Fakturę z automatu wystawiasz podatnikowi albo osobie prawnej (art. 106b ust. 1 pkt 1), konsumentowi tylko na żądanie zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca wykonania usługi albo zapłaty (ust. 3 pkt 1). Żądanie w miesiącu wykonania usługi: masz czas do 15. dnia kolejnego miesiąca; później: 15 dni od zgłoszenia (art. 106i ust. 6).

Dane nabywcy-konsumenta to imię, nazwisko i adres (art. 106e ust. 1 pkt 3); NIP nabywcy to osobny pkt 5, który przy konsumencie nie ma zastosowania, a fakturę ustrukturyzowaną wystawisz i bez niego (art. 106gb ust. 4 pkt 5 i 6, wariant „informacja o braku identyfikatora” w rozporządzeniu o korzystaniu z KSeF). Doręczasz ją sposobem uzgodnionym z klientem (PDF, wydruk, mail - ust. 4 pkt 6), bez osobnej zgody na KSeF; poza systemem musi mieć kod dostępu (ust. 5, w praktyce QR z numerem KSeF pod nim). Klient otworzy ją też bez logowania: skanuje kod i podaje numer faktury, NIP albo informację o braku identyfikatora oraz kwotę należności ogółem (ust. 3, § 7 rozporządzenia). Kto inny używa Twojej faktury poza KSeF (klient, biuro rachunkowe), sam musi oznaczyć ją kodem (ust. 5a).

Od 1 lutego 2026 klient-podatnik albo osoba prawna musi podać NIP, jeśli się nim posługuje (art. 106ba) - to odróżnia firmę od konsumenta.

Najprościej ustalić jeden tryb: każda faktura idzie przez KSeF, a klient prywatny dostaje PDF albo wydruk z kodem QR. Różnica między firmą a konsumentem zostaje wtedy tylko w danych nabywcy.

Jesteś zwolniony z VAT? KSeF i tak Cię dotyczy

Limit zwolnienia to 240 000 zł netto za rok poprzedni i bieżący (art. 113 ust. 1, od 1 stycznia 2026 - ustawa z 24 czerwca 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 896; wcześniej 200 000 zł, nieaktualne). Zwolnienie tracisz od czynności, którą go przekroczyłeś (ust. 5 i 10).

Usługi fachowca (instalacyjne, remontowe, budowlane, serwis AGD, sprzątanie) nie są wyłączone ze zwolnienia (ust. 13); wyłączone są m.in. usługi prawnicze, doradcze, jubilerskie oraz hurtowa i detaliczna sprzedaż części i akcesoriów do pojazdów samochodowych i motocykli (ust. 13 pkt 1 lit. g). Jeśli oprócz naprawy prowadzisz taki handel jako odrębną sprzedaż, zwolnienie Ci nie przysługuje niezależnie od obrotu; części zużyte w samej naprawie to inna sytuacja - w razie wątpliwości wystąp o interpretację.

Nie musisz wystawiać faktur (art. 106b ust. 2), musisz tylko na żądanie klienta w ciągu 3 miesięcy (ust. 3 pkt 2) - i wystawiasz wtedy fakturę, nie rachunek. Zwolnienie nie wyłącza Cię z KSeF: wyłączenie z art. 106ga ust. 2 pkt 6 dotyczy firm z siedzibą w innym kraju UE (art. 113a), nie zwolnienia krajowego - faktura dla firmy podlega KSeF od 1 kwietnia 2026 (furtka do końca 2026 jak w sekcji o terminach), dla konsumenta zostaje poza obowiązkiem. Podstawę zwolnienia wskaż na fakturze (art. 106e ust. 1 pkt 19) - program do fakturowania dodaje ją sam.

Rejestracji do VAT nie musisz składać (art. 96 ust. 3) - dopiero przy utracie zwolnienia albo rezygnacji (ust. 5). Musisz za to prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, najpóźniej przed pierwszą sprzedażą następnego (art. 109 ust. 1).

Fakturę zakupową z hurtowni dostawca wystawia w KSeF (otrzymujesz ją w dniu nadania numeru, art. 106na ust. 3), a Ty - posługując się NIP-em - zwykle nie łapiesz się na wyjątki z art. 106gb ust. 4, więc odbierasz ją w KSeF po zalogowaniu; to wniosek z brzmienia przepisu, interpretacji nie znaleźliśmy.

Paragon, faktura czy nic - jak wybrać

Kasa jest obowiązkowa przy sprzedaży dla konsumentów i rolników ryczałtowych (art. 111 ust. 1), ale zwalnia z niej sprzedaż netto dla tych osób do 20 000 zł w poprzednim roku (rozporządzenie o zwolnieniach z kas, § 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 2) - zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczyłeś limit (§ 5 ust. 1 pkt 1), kto raz musiał mieć kasę, nie wraca do zwolnienia po spadku obrotu (§ 3 ust. 2 pkt 1), a same zwolnienia obowiązują nie dłużej niż do 31 grudnia 2027 r. Niezależnie od limitu: usługa opłacona w całości przelewem (poczta, bank, SKOK) jest zwolniona z kasy, jeśli ewidencja i dowód zapłaty jednoznacznie wskazują, jakiej czynności dotyczyła (poz. 42 załącznika); danych nabywcy przy usługach nie musisz podawać - ten wymóg dotyczy sprzedaży wysyłkowej towarów (poz. 41).

Kasę od pierwszej złotówki mają branże z § 4: m.in. naprawa i mycie pojazdów, usługi fryzjerskie, kosmetyczne, prawnicze, lekarze, gastronomia. Usług instalacyjnych, remontowych, budowlanych, serwisu AGD i sprzątania tam nie ma.

Paragon dla konsumenta zostaje poza KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4; do 31 grudnia 2026 dodatkowo art. 145n ust. 1 pkt 1 dla faktur z kasy). Paragon z NIP do 450 zł (albo 100 euro) to faktura uproszczona (art. 106e ust. 5 pkt 3); bez NIP nigdy nią nie jest (ust. 6). Co z paragonem z NIP do 450 zł od 1 stycznia 2027, gdy art. 145n wygasa, a art. 106e ust. 5 pkt 3 zostaje - stanowiska Ministerstwa Finansów nie znaleźliśmy - nierozstrzygnięte.

Fakturę do paragonu wystawiasz bez odbierania go - w dokumentacji zostaje numer paragonu i numer unikatowy kasy albo sam paragon (art. 106h ust. 1); do faktur z kasy i paragonów z furtki art. 145n tego przepisu nie stosuje się (ust. 3), a ujmujesz je w ewidencji w okresie wystawienia, bez zwiększania sprzedaży (ust. 4). Od 1 stycznia 2027 paragonu nie zastąpisz fakturą z kasy - art. 111 ust. 3a pkt 1 wymaga paragonu z każdej sprzedaży, a faktura idzie osobno przez KSeF. Fakturę na firmę wystawiasz tylko, gdy paragon miał NIP nabywcy (art. 106b ust. 5) - inaczej grozi dodatkowe zobowiązanie 100% VAT (ust. 6).

Sprzedaż z pominięciem kasy albo niewydanie paragonu to grzywna do 180 stawek dziennych (art. 62 § 4 Kodeksu karnego skarbowego, dalej: KKS; przy mniejszej wadze - wykroczenie skarbowe, § 5), niezależnie od KSeF.

Pracujesz bez zasięgu? Tryb offline z art. 106nda

Brak zasięgu w terenie to art. 106nda - tryb z własnego wyboru, bez zgłaszania i bez awarii. Tryby awaryjny i niedostępności ogłaszane przez Ministerstwo Finansów (MF) w BIP to inne przepisy: art. 106nf i 106nh.

Wystawiasz fakturę według wzoru FA(3) poza systemem (ust. 1) i klientowi prywatnemu (albo innemu nabywcy z art. 106gb ust. 4) wydajesz wydruk albo PDF z dwoma kodami QR: weryfikującym z napisem „OFFLINE” pod nim i certyfikatowym „CERTYFIKAT” (§ 9 ust. 3 i 10 rozporządzenia o korzystaniu z KSeF); firma z NIP-em odbiera fakturę offline w KSeF (ust. 3). Przesyłasz ją do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym (ust. 2) - potem wizualizacja ma już kod weryfikujący i pod nim numer KSeF (§ 9 ust. 1). Datą wystawienia jest data na fakturze (ust. 10), nie data przesłania; klient otrzymuje ją w dniu faktycznego otrzymania poza KSeF albo w dniu nadania numeru KSeF (ust. 11).

Certyfikat KSeF jest tu obowiązkowy (ust. 7) - pobierzesz go od 1 listopada 2025 r. (art. 17b ustawy z 16 czerwca 2023 r.), ważny nie dłużej niż 2 lata, odnowisz go tylko w okresie ważności (§ 6 ust. 2). Biuru rachunkowemu uprawnienie nadajesz elektronicznie w KSeF (§ 3 i § 4 rozporządzenia), nie papierowym zawiadomieniem dla spółek. Stary token z 2021 r. działa do 31 grudnia 2026, ale po zalogowaniu nim nie wytworzysz certyfikatu (§ 13). Korektę do takiej faktury wystawiasz dopiero po nadaniu jej numeru KSeF (ust. 12 i 13). Działa to też odwrotnie: każda faktura przesłana do KSeF później niż data wystawienia wpisana na niej jest traktowana jak faktura offline (ust. 16) - z częścią tego reżimu: kod weryfikujący, data z faktury i zasady korygowania, ale bez certyfikatu i drugiego kodu. Nie ma furtki „wystawię z wczorajszą datą, wyślę dziś”. Jeśli faktura offline zaginie, zanim prześlesz ją do KSeF, wystawiasz ją ponownie i możesz dopisać „DUPLIKAT” (ust. 14); po przesłaniu tylko ją ponownie udostępniasz (art. 106l ust. 1).

Przy awarii ogłoszonej przez MF faktury przesyłasz w 7 dni roboczych od jej zakończenia (art. 106nf), przy ogłoszonej niedostępności - najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej zakończeniu (art. 106nh).

Data wystawienia, termin płatności i przelew od klienta-firmy

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1), otrzymana - w dniu nadania numeru (ust. 3), a udostępniona poza KSeF - w dniu faktycznego otrzymania (ust. 4). Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi (art. 19a ust. 1) - KSeF tego nie zmienia, ale data przesłania decyduje o odliczeniu VAT u klienta-firmy (nie wcześniej niż w okresie otrzymania, art. 86 ust. 10b pkt 1) i o terminie płatności „X dni od wystawienia” - biegnie od dnia przesłania. Faktura z wcześniejszą datą niż dzień przesłania wpada w reżim ust. 16 opisany wyżej.

Od 1 stycznia 2027 nabywca zarejestrowany jako VAT czynny, płacący przelewem innemu VAT czynnemu, musi podać w przelewie numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy (art. 108g) - to obowiązek nabywcy, z jednym wyjątkiem: przy poleceniu zapłaty numer podaje wystawca faktury, czyli Ty (ust. 2). Konsumenta i zwolnionego z VAT ten przepis nie dotyczy.

Mechanizm podzielonej płatności (MPP): przy fakturze dla podatnika za usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT powyżej 15 000 zł nabywca musi zapłacić w podzielonej płatności, faktura musi mieć wyrazy „mechanizm podzielonej płatności” (art. 106e ust. 1 pkt 18a), a Ty musisz taką płatność przyjąć (art. 108a ust. 1a i 1b). Załącznik 15 obejmuje m.in. roboty instalacyjne (elektryczne, wodno-kanalizacyjne, wentylacyjne), tynkarskie, stolarkę budowlaną oraz prace wykończeniowe; konsumenta nie dotyczy. MPP działa już dziś, od 2027 klient-firma poda w przelewie MPP także numer KSeF.

Korekta i duplikat faktury w KSeF

Postać korekty idzie za postacią faktury pierwotnej: korektę faktury ustrukturyzowanej wystawiasz jako ustrukturyzowaną albo w trybie offline z art. 106nda (art. 106j ust. 4), korekta faktury papierowej wystawionej konsumentowi zostaje papierowa. Podstawę VAT obniżasz: przy korekcie ustrukturyzowanej w okresie jej wystawienia, bez uzgadniania z klientem (art. 29a ust. 13); przy korekcie offline udostępnionej poza KSeF - w okresie przesłania do KSeF (ust. 13b i 13c); przy papierowej albo elektronicznej - gdy masz potwierdzenie odbioru (ust. 13a). Dawny wymóg dokumentowania uzgodnienia jest uchylony. Wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA” oraz przyczyna są opcjonalne (art. 106j ust. 2a). Zaginioną fakturę ustrukturyzowaną udostępniasz ponownie z kodem dostępu, nie wystawiasz od nowa (art. 106l ust. 1); ponowne wystawienie z wyrazem „DUPLIKAT” dotyczy faktur papierowych i elektronicznych (art. 106l ust. 2, 3 i 5 pkt 2). Faktura zaliczkowa (art. 106f) idzie tymi samymi torami: dla firmy przez KSeF, dla konsumenta poza obowiązkiem. Limit z art. 106i ust. 7: faktury nie wolno wystawić wcześniej niż 60. dnia przed wykonaniem usługi albo otrzymaniem zapłaty - ważne przy pracach etapowych.

Kary od 1 stycznia 2027 - i co grozi już dziś

Od 1 stycznia 2027 działają kary z art. 106ni ust. 1-3 i 5-7 - za niewystawienie faktury ustrukturyzowanej, wystawienie offline albo awaryjnej niezgodnie z wzorem i nieprzesłanie jej w terminie. Wysokość: do 100% VAT z faktury, a bez VAT (np. u zwolnionego) do 18,7% należności ogółem - decyzją naczelnika urzędu skarbowego, płatne w 14 dni (ust. 3), bez wcześniejszego pouczenia (ust. 7 wyłącza tu zasadę „najpierw wezwanie” z Prawa przedsiębiorców).

Już dziś: za niedopełnienie obowiązków z art. 106ga ust. 1, 106nda ust. 2, 106nf ust. 4 i 106nh ust. 2 nie wszczyna się postępowania karnoskarbowego (art. 106ni ust. 4), ale KKS działa dalej za niewystawienie faktury, fakturę wadliwą albo nierzetelną, odmowę jej wydania i pominięcie kasy (art. 62 § 1, 2, 4).

Interpretacja Dyrektora KIS z 23 marca 2026 r. (0111-KDIB3-1.4012.10.2026.2.MG): faktura wystawiona poza KSeF mimo obowiązku nadal jest fakturą - klient-firma odliczy z niej VAT od dnia otrzymania, a późniejsze wysłanie do KSeF niczego nie zmienia. Organ zastrzegł, że tryb offline „może być na co dzień stosowany przez podatników”, ale korzystanie z faktur poza KSeF „powinno być wyjątkiem”.

Jak to wygląda w InTool

W InTool zlecenie prowadzisz z telefonu i z zaakceptowanej wyceny przekazujesz dane do wystawienia dokumentu - InTool sam niczego nie wystawia: dane trafiają na Twoje konto w Fakturowni, a to ona wystawia dokument i, jeśli masz to włączone, wysyła go do KSeF. Ze zlecenia wybierasz proformę, fakturę VAT albo paragon (dla klienta bez NIP, poza KSeF). Dane klienta i pozycje idą z wyceny bez przepisywania: imię, nazwisko i adres, przy firmie dodatkowo NIP. Każda pozycja ma własną stawkę VAT, a stawka „zw” ma pole z podstawą zwolnienia (art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo własna treść). Fakturę wystawisz też na część pozycji, resztę rozliczysz później. Trybu offline KSeF InTool nie obsługuje - to robi program do fakturowania; sam InTool bez zasięgu daje tylko podgląd pobranych danych.

Co zrobić w tym tygodniu

  • Sprawdź, jak logujesz się do KSeF, i wytwórz certyfikat przed 31 grudnia 2026 (koniec tokena).
  • Ustal jeden tryb dla klientów prywatnych - najprościej wszystko przez KSeF.
  • Korzystasz z furtki? Licz miesięczne faktury poza KSeF wobec 10 000 zł brutto.
  • Zwolniony z VAT? Sprawdź obrót za 2025 i 2026 wobec 240 000 zł i prowadź ewidencję dzienną.
  • Policz sprzedaż dla osób prywatnych wobec 20 000 zł do kasy i opisuj przelewy jednoznacznie.
  • Przy robotach dla firm powyżej 15 000 zł dopisz na fakturze wyrazy o MPP.
  • Zapytaj księgową o próg 10 000 zł po przekroczeniu i o paragon z NIP po 2026.

Stan prawny

Stan prawny na 17 września 2026 r. Przepisy z API ELI Sejmu: ustawa o VAT (t.j. Dz.U. 2025 poz. 775 ze zm.), ustawy z 16 czerwca 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 1598), 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203) i 24 czerwca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 896), rozporządzenia o korzystaniu z KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815) i o zwolnieniach z kas (Dz.U. 2024 poz. 1902). To nie porada podatkowa - w konkretnej sprawie zapytaj doradcę, a przy progu 10 000 zł rozważ wniosek o interpretację.

Zobacz też