Robota skończona, klient podziękował i zniknął. Termin z faktury minął, telefon nie odbiera, na SMS-y odpisuje „w przyszłym tygodniu”.

Najpierw ustal, kim jest Twój klient

Ścieżka zależy od tego, czy nie zapłacił konsument, czy firma. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, z której biorą się odsetki „handlowe” i rekompensata za koszty odzyskiwania należności, obejmuje wyłącznie umowy, których obie strony są przedsiębiorcami (art. 2). Konsumenta w tym katalogu nie ma, przy remoncie prywatnego mieszkania zostaje Kodeks cywilny.

Jednoosobowa firma jako klient korzysta z ochrony konsumenckiej w dwóch obszarach: przy klauzulach niedozwolonych (art. 385 z indeksem 5 KC) i przy rękojmi (art. 556 z indeksem 4 KC), jeśli umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego. Ustawa o opóźnieniach tej kategorii nie zna. Pyta tylko, czy umowa została zawarta „w związku z wykonywaną działalnością”. Remont gabinetu kosmetycznego albo naprawa sprzętu w lokalu to transakcja handlowa, więc odsetki handlowe i rekompensata się należą, mimo że przy sporze o wady ten sam klient będzie chroniony jak konsument. To wniosek z brzmienia przepisów, nie z orzecznictwa, więc argument, nie pewnik.

Od 27 listopada 2025 r. klient może złożyć oświadczenie, czy umowa ma dla niego charakter zawodowy (Dz.U. 2025 poz. 1172). Możesz o nie poprosić, nie możesz od niego uzależnić zawarcia umowy.

Od kiedy biegną odsetki i ile wynoszą

Klient prywatny. Przy umowie o dzieło (większość napraw, montaży i remontów) wynagrodzenie należy się w chwili oddania dzieła (art. 642 § 1 KC). Sądy dzielą się co do tego, czy odsetki biegną od dnia po odbiorze, czy dopiero od wezwania. Doręcz więc fakturę z terminem płatności i zachowaj dowód doręczenia: faktura z terminem jest wezwaniem do zapłaty w rozumieniu art. 455 KC (wyrok SN z 23 października 2001 r., I CKN 323/99), co zamyka spór przy obu koncepcjach. Odsetki ustawowe za opóźnienie wynoszą 9,25% rocznie od 5 marca 2026 r. (M.P. 2026 poz. 367). Nie myl ich z odsetkami ustawowymi kapitałowymi (7,25%), które należą się za korzystanie z kapitału, gdy przewiduje je umowa albo ustawa, nie za opóźnienie.

Klient firma. Odsetki biegną bez wezwania. Przy terminie w umowie od dnia jego upływu (art. 7 ust. 1 ustawy o opóźnieniach), bez terminu po 30 dniach od wykonania usługi (art. 6 ust. 1). Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych wynoszą 13,75% rocznie w drugim półroczu 2026 r. (M.P. 2026 poz. 642). Ta stawka jest zamrożona na półrocze (art. 11b), a kodeksowa zmienia się z każdą decyzją Rady Polityki Pieniężnej, więc odsetki za dłuższy okres licz odcinkami. Termin dłuższy niż 120 dni od faktury narzucony z naruszeniem ustawy pozwala odstąpić od umowy albo ją wypowiedzieć, a należności za wykonane prace stają się wymagalne w 7 dni (art. 7 ust. 3a i 3b).

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Od klienta firmy należy Ci się dodatkowo równowartość 40 euro, gdy należność nie przekracza 5000 zł, 70 euro poniżej 50 000 zł i 100 euro od 50 000 zł w górę (art. 10 ust. 1). Bez wezwania, bez wykazywania kosztów i już po jednym dniu opóźnienia (uchwała SN z 11 grudnia 2015 r., III CZP 94/15). Należy się od umowy, nie od każdej faktury (art. 10 ust. 3), chyba że umowa przewiduje płatność w częściach. Kurs euro bierzesz z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności (art. 10 ust. 1a). Sąd może jednak oddalić rekompensatę jako nadużycie prawa (art. 5 KC), co zapowiedział sam SN w tej uchwale.

Przykład: faktura na 12 000 zł, 45 dni opóźnienia. Od konsumenta odsetki wyniosą 136,85 zł (9,25% w skali roku). Od firmy 203,42 zł (13,75%) plus 70 euro rekompensaty. Odsetek od zaległych odsetek możesz żądać dopiero od pozwu o nie (art. 482 § 1 KC), więc nie doliczaj ich w wezwaniu.

Wezwanie do zapłaty: po co, skoro nie przerywa przedawnienia

Wezwanie do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia. Art. 123 § 1 KC wymienia tylko czynność przed sądem i uznanie roszczenia przez dłużnika. Wezwanie robi trzy rzeczy: uruchamia odsetki, gdy termin nie był oznaczony (art. 455 KC), dokumentuje próbę polubowną, o której musisz napisać w pozwie (art. 187 § 1 pkt 3 KPC), i otwiera drogę do rejestru dłużników.

Co ma zawierać: kwotę z rozbiciem na należność główną i odsetki, podstawę (numer wyceny, data wykonania, numer faktury), termin, numer konta oraz ostrzeżenie o zamiarze wpisu do biura informacji gospodarczej z jego firmą i adresem. Wezwanie musi też zawierać pouczenie, że dłużnik może zgłosić sprzeciw wobec wpisu (art. 15a ust. 2 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych).

Jak doręczyć: konsumentowi listem poleconym, do rąk własnych albo przez e-Doręczenia (art. 14 ust. 1 pkt 3). Firmie mailem tylko, gdy umowa przewiduje wezwania elektroniczne i wskazuje adres (art. 15 ust. 1a). Mail bez potwierdzenia odczytu to słaby dowód, bo ciężar wykazania, że dotarł, spoczywa na Tobie (art. 6 KC).

Uznanie długu przerywa bieg przedawnienia i nie musi być formalne, wystarczy zachowanie dłużnika, z którego wynika świadomość długu (art. 123 § 1 pkt 2 KC, wyrok SN z 26 marca 2015 r., V CSK 312/14). Mail „zapłacę po wypłacie” albo „wiem, że jestem winien, dajcie mi dwa tygodnie” jest takim uznaniem. Zachowaj go: nie przenosi ciężaru dowodu na klienta, ale daje Ci czas.

Przedawnienie: dwa lata, ale do końca roku

Roszczenie z umowy o dzieło przedawnia się z upływem dwóch lat od oddania dzieła (art. 646 KC). Serwis i sprzątanie cykliczne (umowy o świadczenie usług) też dwa lata (art. 750 w związku z art. 751 pkt 1 KC). Remont całego budynku podlega przepisom o robotach budowlanych (art. 658 KC), które nie mają własnego terminu, więc wchodzą trzy lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą (art. 118 KC). Granica bywa sporna: instalacja w całej kamienicy to co innego niż łazienka.

Art. 118 KC przesuwa koniec terminu na ostatni dzień roku kalendarzowego, „chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata”. Dwuletni termin nie jest krótszy niż dwa lata. Według przeważającego poglądu reguła końca roku obejmuje więc także umowę o dzieło: łazienka oddana w marcu 2024 r. przedawnia się 31 grudnia 2026 r., nie w marcu.

Wobec konsumenta sąd uwzględnia przedawnienie z urzędu, po terminie nie możesz się domagać zapłaty (art. 117 § 2 z indeksem 1 KC). Wobec firmy tylko na jej zarzut. Mediacja i zawezwanie do próby ugodowej od 30 czerwca 2022 r. jedynie zawieszają bieg przedawnienia (art. 121 pkt 5 i 6 KC), nie zerują go.

Wpis do rejestru dłużników

Konsumenta możesz zgłosić do biura informacji gospodarczej, gdy dług wynosi co najmniej 200 zł, jest wymagalny od 30 dni i minął miesiąc od wezwania listem poleconym z ostrzeżeniem o wpisie (art. 14 ust. 1). Dla firmy próg to 500 zł, wezwanie i miesiąc oczekiwania tak samo (art. 15 ust. 1).

Po zapłacie masz 14 dni na zażądanie aktualizacji wpisu (art. 29 ust. 1). Za przekazanie do biura nieprawdziwej informacji grozi grzywna do 30 000 zł (art. 48 ust. 1).

Sąd: która droga i ile kosztuje

Postępowanie nakazowe wymaga dokumentów. Ścieżka ogólna (art. 485 § 1 KPC): zaakceptowany przez dłużnika rachunek albo wezwanie do zapłaty razem z pisemnym uznaniem długu. Pisemnym, czyli z własnoręcznym lub kwalifikowanym podpisem. Ścieżka dla klienta firmy (art. 485 § 2 z indeksem 1 KPC): umowa, dowód wykonania usługi i dowód doręczenia faktury. Nakaz z chwilą wydania jest tytułem zabezpieczenia wykonalnym bez klauzuli (art. 492 § 1 KPC), a opłata sądowa wynosi czwartą część stawki (art. 19 ust. 2 pkt 1 ustawy o kosztach sądowych).

Sprawy do 20 000 zł rozpoznaje się w postępowaniu uproszczonym (art. 505 z indeksem 1 § 1 KPC). Postępowanie upominawcze i jego elektroniczna wersja (EPU) nie badają dowodów: sąd orzeka według treści pozwu (art. 499 KPC), a w EPU dowody tylko wskazujesz (art. 505 z indeksem 32 § 1 KPC). EPU obejmuje tylko roszczenia wymagalne w ciągu trzech lat przed pozwem (art. 505 z indeksem 29a) i wymaga PESEL pozwanego konsumenta (art. 505 z indeksem 32 § 2 pkt 1). Zbieraj więc dane klienta. Opłata w EPU to też czwarta część stawki (art. 19 ust. 2 pkt 2).

Opłata od pozwu rośnie progami od 30 zł przy należności do 500 zł do 1000 zł przy należności do 20 000 zł (art. 13 ust. 1), a powyżej 20 000 zł wynosi 5% wartości (art. 13 ust. 2). Za 12 000 zł z przykładu zapłacisz 750 zł w zwykłym procesie i 187,50 zł w nakazowym albo w EPU. Za 30 000 zł odpowiednio 1500 zł i 375 zł. Klient wnoszący zarzuty od nakazu płaci trzy czwarte opłaty, konsument najwyżej 750 zł (art. 19 ust. 4). Mediacja przed pozwem na podstawie umowy o mediację obniża opłatę o dwie trzecie, maksymalnie o 400 zł (art. 13e). Wniosek o zawezwanie do próby ugodowej kosztuje 120 zł do 20 000 zł i 300 zł powyżej (art. 23a). Przegrywający zwraca koszty procesu, z odsetkami zasądzanymi z urzędu (art. 98 § 1 i § 1 z indeksem 1 KPC).

W pozwie wskazujesz datę wymagalności (art. 187 § 1 pkt 1 z indeksem 1 KPC) i piszesz, czy próbowałeś mediacji, a jeśli nie, dlaczego (pkt 3). Do egzekucji potrzebujesz tytułu wykonawczego, czyli orzeczenia z klauzulą wykonalności (art. 776 KPC).

Klient płaci mniej, bo „jest wada”

Klient odbiera remont za 30 000 zł, znajduje rysę na płytce i wstrzymuje całą zapłatę, do czego nie ma prawa. Zamawiający ma obowiązek odebrać dzieło wydane zgodnie z umową (art. 643 KC), a w sprawie o roboty budowlane Sąd Najwyższy zaakceptował pogląd, że wady uruchamiają rękojmię, a nie zwalniają z odbioru (wyrok z 7 marca 2013 r., II CSK 476/12). Właściwą drogą klienta jest oświadczenie o obniżeniu ceny i potrącenie kwoty obniżki (art. 498 § 1 KC), nie zatrzymanie całości. Więcej w tekście o protokole odbioru robót.

Jeśli konsument zażąda usunięcia wady albo obniżenia ceny z podaniem kwoty, a Ty nie odpowiesz w 14 dni, uważa się, że uznałeś żądanie (art. 561 z indeksem 5 KC, stosowany do umowy o dzieło odpowiednio przez art. 638 § 1, co bywa kwestionowane). Na każde zgłoszenie wady odpowiadaj na piśmie w tym terminie, choćby „nie zgadzam się”. Więcej: rękojmia i gwarancja na usługę.

Kiedy możesz wstrzymać pracę albo zatrzymać sprzęt

Jeśli wycena była rozbita na etapy z osobną ceną za każdy, wynagrodzenie za etap należy się z chwilą jego wykonania (art. 642 § 2 KC). Klient nie zapłacił za pierwszy etap, więc możesz wstrzymać drugi (art. 488 § 2 KC). Zaakceptowany przez klienta kosztorys z etapami i ceną za każdy etap jest takim ustaleniem umownym, osobnej klauzuli nie potrzebujesz. Art. 490 § 1 KC pozwala też wstrzymać własne świadczenie, gdy zapłata jest wątpliwa ze względu na stan majątkowy klienta, ale nie wtedy, gdy o jego kłopotach wiedziałeś już przy zawieraniu umowy (§ 2).

Serwisant ma prawo zatrzymania cudzej rzeczy do czasu zapłaty za nakłady na nią (art. 461 § 1 KC): naprawiona pralka może zostać w warsztacie, dopóki klient nie zapłaci. Zrób to na piśmie, z podstawą prawną i kwotą, i wydaj rzecz po zapłacie. Gdy klient kwestionuje wysokość rachunku, praktyka sądów jest niejednolita.

Do demontażu ten przepis nie służy: zamontowane drzwi są częścią lokalu klienta, nie cudzą rzeczą w Twoich rękach, a ich wyrwanie to już nie problem cywilny.

Podatek od pieniędzy, których nie ma

Przychód z działalności to kwoty należne, choćby nie zostały otrzymane (art. 14 ust. 1 ustawy o PIT), więc podatek od niezapłaconej faktury płacisz w terminie. Czy go odzyskasz, zależy od statusu klienta.

VAT. Gdy dłużnik jest czynnym podatnikiem VAT, po 90 dniach od terminu płatności korygujesz podstawę i podatek należny (art. 89a ust. 1 i 1a ustawy o VAT). Gdy nim nie jest, a to nie tylko konsument, lecz także firma zwolniona z VAT, do 90 dni dochodzi jeden z trzech warunków (ust. 2a): prawomocny wyrok i skierowanie sprawy do egzekucji, wpis wierzytelności do rejestru długów prowadzonego na poziomie krajowym albo upadłość konsumencka dłużnika. Czy wpis do biura informacji gospodarczej spełnia drugi warunek, to kwestia wykładni do potwierdzenia z księgowym. W obu przypadkach musisz być czynnym podatnikiem VAT i zmieścić się w trzech latach od końca roku wystawienia faktury (ust. 2 pkt 3 i 5).

Podatek dochodowy. Ulga na złe długi (art. 26i ustawy o PIT) obejmuje wyłącznie transakcje handlowe zawarte w ramach działalności obu stron (ust. 9 i ust. 10 pkt 3). Wobec konsumenta nie działa w ogóle. Na skali i podatku liniowym zostaje odpisanie wierzytelności jako nieściągalnej (art. 23 ust. 1 pkt 20), a przy drobnych kwotach nieściągalność dokumentujesz własnym protokołem stwierdzającym, że przewidywane koszty procesu i egzekucji byłyby równe albo wyższe od długu (art. 23 ust. 2 pkt 3). Przedawnionej wierzytelności do kosztów nie wrzucisz (art. 23 ust. 1 pkt 17).

Ryczałt. Ryczałtowiec nie rozlicza kosztów, a jego ulga na złe długi (art. 11 ust. 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym) stawia ten sam warunek transakcji handlowej (ust. 10 pkt 3). Hydraulik na ryczałcie, któremu nie zapłacił klient prywatny, płaci podatek od przychodu, którego nie zobaczy, i nie ma jak go odzyskać. Jeśli pracujesz głównie dla osób prywatnych, to argument za zaliczką i rozliczeniem etapowym.

Dowody zbieraj w trakcie roboty, nie po niej

Wycena rozbita na pozycje i etapy z osobną ceną to jednocześnie umowa co do zakresu i podstawa do art. 642 § 2 KC. W InTool wysyłasz ją klientowi linkiem SMS-em albo mailem, a przy akceptacji aplikacja zapisuje czas, adres IP i komentarz klienta. Z włączonym wymogiem podpisu klient podpisuje palcem na ekranie, a podpis zostaje przy zleceniu. Historia zlecenia zapisuje wysyłkę wyceny, akceptację, wpłaty (także częściowe, klient widzi wtedy kwotę pozostałą do zapłaty) i wystawione dokumenty. Zdjęcia przed i po dodajesz w trakcie pracy. Fakturę wystawiasz z zaakceptowanej wyceny przez Fakturownię, która wysyła ją do KSeF, a przed zapłatą możesz wysłać proformę.

Kliknięcie w aplikacji i podpis palcem to dokumenty w rozumieniu art. 77 z indeksem 3 KC, wystarczą w zwykłym procesie i upominawczym, ale nie są „pisemnym oświadczeniem” z art. 485 § 1 pkt 3 KPC. Czy zaakceptowana wycena z kwotą może uchodzić za „zaakceptowany rachunek” z pkt 2, nie jest przesądzone. Nie znaleźliśmy też orzeczeń, czy numer nadany fakturze w KSeF zastępuje jej cywilnoprawne doręczenie. Fakturę wysyłaj więc też mailem z prośbą o potwierdzenie odbioru i zachowaj odpowiedź. Przypomnienia o niezapłaconej fakturze wysyłasz dziś sam, aplikacja jeszcze nie robi tego automatycznie.

Kolejność działań

Klient prywatny:

  1. Faktura z terminem, doręczona za potwierdzeniem; potem odsetki 9,25%.
  2. Wezwanie listem poleconym z ostrzeżeniem o wpisie do rejestru i pouczeniem o sprzeciwie.
  3. Po miesiącu wpis do rejestru (dług od 200 zł, wymagalny od 30 dni).
  4. Pozew upominawczy albo EPU (z PESEL) przed końcem roku, w którym mijają dwa lata od oddania dzieła.
  5. Po 90 dniach i jednym z warunków z art. 89a ust. 2a korekta VAT; w podatku dochodowym zostaje art. 23 ust. 2 pkt 3.

Klient firma:

  1. Odsetki 13,75% i rekompensata biegną same.
  2. Wezwanie zbiera dowód i otwiera drogę do rejestru (próg 500 zł).
  3. Pozew nakazowy: umowa, dowód wykonania, dowód doręczenia faktury; opłata to czwarta część stawki.
  4. Po 90 dniach korekta VAT (u dłużnika zwolnionego z VAT dodatkowo jeden z warunków z art. 89a ust. 2a) i ulga na złe długi w podatku dochodowym.

W obu ścieżkach mediacja przed pozwem (na podstawie umowy o mediację) obniża opłatę sądową o dwie trzecie (art. 13e).

Stan prawny: 16 września 2026 r. (Kodeks cywilny t.j. Dz.U. 2026 poz. 795, Kodeks postępowania cywilnego t.j. Dz.U. 2026 poz. 468 ze zm., ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom t.j. Dz.U. 2023 poz. 1790). To poradnik, nie porada prawna.

Zobacz też