Klient pyta, ile to będzie kosztowało. Wysyłasz SMS z jedną kwotą, a potem tydzień odpisujesz na pytania: czy materiał jest w cenie, czy wywóz gruzu wchodzi, dlaczego tyle. Kosztorys ofertowy rozwiązuje to za Ciebie - pokazuje, za co dokładnie klient płaci, i przenosi rozmowę z poziomu „za drogo” na poziom pojedynczych pozycji.

Kosztorys ofertowy to wycena, którą wykonawca przygotowuje dla konkretnego klienta przed rozpoczęciem pracy: lista robót i materiałów z ilością, jednostką i ceną, suma do zapłaty oraz warunki - do kiedy cena obowiązuje, kiedy wejdziesz i jak klient płaci. Gdy klient go zaakceptuje, staje się podstawą Twojego wynagrodzenia, więc jego treść ma znaczenie także prawne.

Kosztorys ofertowy a inwestorski - robisz tylko jeden z nich

Kosztorys inwestorski przygotowuje strona zamawiająca, zanim wybierze wykonawcę - do banku przy kredycie, do ubezpieczyciela po szkodzie, do wniosku o dofinansowanie.

Kosztorys ofertowy to Twoja odpowiedź: konkretna cena za konkretną robotę, którą chcesz wykonać. Czego w nim zabraknie, wraca później jako pytanie albo spór.

Co musi zawierać kosztorys - lista do przepisania

Poniższe punkty przepisz do swojego szablonu:

  • Kto i dla kogo - Twoje dane, dane klienta oraz adres miejsca realizacji. To nie zawsze ten sam adres co do faktury, a mylenie ich kończy się dojazdem pod złe drzwi.
  • Numer i data wystawienia - żeby dało się odróżnić dwie wersje tej samej oferty.
  • Pozycje z ilością i jednostką - nazwa usługi lub materiału, ilość, jednostka, cena jednostkowa, stawka VAT, wartość.
  • Podsumowanie - netto, VAT, kwota do zapłaty. Klient prywatny patrzy na brutto, firma na netto: pokaż oba, zamiast zgadywać. Stawkę sprawdź, zanim wpiszesz ją do szablonu: remont mieszkania do 150 m2 albo domu do 300 m2 może iść stawką 8%, a firma zwolniona podmiotowo VAT-u nie wykazuje (art. 41 ust. 12-12c, art. 113 ust. 1 i art. 146ef ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT).
  • Sposób rozliczenia - ryczałt za opisany zakres albo rozliczenie według faktycznie wykonanych ilości po cenach jednostkowych. Od tego zależy, czy możesz doliczyć dodatkowe metry.
  • Termin ważności - do kiedy cena obowiązuje.
  • Termin realizacji - kiedy możesz wejść i ile potrwa robota.
  • Warunki płatności - zaliczka, płatność po etapach, termin przelewu. Bez takiego zapisu wynagrodzenie należy się dopiero przy oddaniu pracy (art. 642 § 1 KC).
  • Co nie wchodzi w cenę - osobna lista, najważniejsza część całego dokumentu.
  • Miejsce na akceptację - podpis albo inny ślad, że klient zgodził się właśnie na to.

Wzór kosztorysu ofertowego - przykład

Tak może wyglądać kosztorys na wymianę płytek w łazience. Kwoty są przykładowe - wstaw własne z cennika.

Kosztorys ofertowy nr [numer]/2026 z [data]
[Twoja firma, NIP, telefon] dla [imię i nazwisko albo firma klienta], miejsce realizacji: [adres]

Lp. Pozycja Ilość Jedn. Cena netto Wartość netto
1 Skucie starych płytek ze ścian i podłogi 22 m2 30 zł 660 zł
2 Gruntowanie i wyrównanie podłoża 22 m2 25 zł 550 zł
3 Hydroizolacja w strefie prysznica 6 m2 45 zł 270 zł
4 Układanie płytek 22 m2 120 zł 2640 zł
5 Fugowanie i silikonowanie 1 kpl. 250 zł 250 zł
6 Wywóz gruzu 1 kpl. 350 zł 350 zł
7 Zabezpieczenie folią i sprzątanie 1 kpl. 0 zł 0 zł

Razem netto: 4720 zł. VAT ([stawka]% albo „zw.”): [kwota] zł. Do zapłaty brutto: [kwota] zł.

  • W cenie nie ma: płytek, kleju i fugi (kupuje klient), prac hydraulicznych oraz naprawy podłoża, którego stanu nie widać przed skuciem - te prace wyceniamy osobno, przed ich wykonaniem. Jeśli materiał klienta nie nadaje się do prawidłowego wykonania pracy, zawiadomimy o tym przed jego użyciem.
  • Ważna do: [data, np. 14 dni od wystawienia].
  • Termin realizacji: [od - do], około [liczba] dni roboczych.
  • Płatność: [zaliczka, etapy albo całość po odbiorze], przelew w [liczba] dni od faktury.
  • Rozliczenie: [ryczałt za zakres z tabeli albo według obmiaru po wykonaniu, po cenach jednostkowych z tabeli].
  • Akceptacja: [podpis klienta albo akceptacja przez link].
  • Dla klienta prywatnego: [adres i e-mail firmy, sposób składania reklamacji, pouczenie o prawie odstąpienia z wzorem formularza; przy starcie prac przed upływem 14 dni - wyraźne żądanie klienta].

Ilość i jednostka to połowa ceny

Pozycja „malowanie - 2400 zł” nie mówi nic. Pozycja „malowanie ścian i sufitów dwukrotnie, 96 m2, 25 zł/m2” mówi wszystko: ile powierzchni, ile warstw, jaka stawka. Kiedy klient uzna, że drogo, rozmawiacie o stawce za metr albo o liczbie warstw, a nie o tym, czy cała robota jest warta 2400 zł.

Dobierz jednostkę do roboty, a nie do przyzwyczajenia. Metr kwadratowy przy powierzchniach, metr bieżący przy listwach i rurach, punkt przy instalacjach elektrycznych i wod-kan, sztuka przy montażu urządzeń, godzina przy pracach, których nie da się zmierzyć inaczej - diagnostyka, poprawki, prace rozbiórkowe. Przy pozycjach liczonych z pomiaru dopisz, skąd wzięła się liczba: „ściany bez otworów okiennych”, „długość mierzona po obrysie”.

Osobno wykaż to, co klienci najczęściej uznają za gratis: dojazd, wyniesienie starego sprzętu, zabezpieczenie folią, sprzątanie po pracy. Pozycja wyceniona na zero też jest pozycją - pokazuje, że coś kosztuje, a Ty tego nie liczysz.

Napisz, czego w cenie nie ma

Spór o zakres prawie nigdy nie dotyczy tego, co w kosztorysie jest. Dotyczy tego, co klient sobie dopowiedział. Zakłada, że skoro kładziesz płytki, to skujesz też stare, wywieziesz gruz, przestawisz pralkę i zamontujesz listwy, bo „to przecież wchodzi w robotę”.

Dlatego pod pozycjami daj krótką listę wykluczeń. Typowe pozycje, które warto tam wymienić, to wywóz i utylizacja odpadów, prace poza uzgodnionymi godzinami, materiał powierzony przez klienta, roboty wykrywane dopiero po rozkuciu, przenoszenie mebli oraz naprawy uszkodzeń istniejących przed Twoim wejściem. Przy kliencie prywatnym wypisanie dopłat poza ceną to także wymóg ustawy - piszemy o tym w sekcji o przepisach.

Część klientów od razu dopyta o wycenę wykluczonych prac - i tak rośnie wartość zlecenia.

Termin ważności, czyli koniec cen sprzed pół roku

Kosztorys bez daty ważności żyje wiecznie. Klient wraca po sezonie z wydrukiem i oczekuje starej ceny, chociaż materiał w hurtowni zdążył podrożeć, a Twoja stawka poszła w górę. Data ważności zamyka tę furtkę bez niezręcznej rozmowy - cena obowiązywała do konkretnego dnia i tyle.

Praktyczny zakres to od dwóch tygodni do miesiąca. Im większy udział materiału w wycenie, tym krótszy termin. Przy robotach, gdzie materiał jest głównym kosztem, dopisz wprost, co się stanie, gdy materiał zdrożeje albo zniknie u dostawcy przed zamówieniem: przedstawisz nową cenę, a klient może ją przyjąć albo zrezygnować bez kosztów.

Pamiętaj tylko, że do tego dnia cena wiąże także Ciebie.

Zamiast rabatu - drugi wariant

„Za drogo” zwykle znaczy, że klient nie widzi różnicy między Twoją ofertą a tańszą. Jeżeli odpowiesz rabatem na całość, potwierdzasz, że pierwsza cena była wzięta z sufitu.

Lepiej działa drugi wariant kosztorysu z węższym zakresem: tańszy materiał albo mniej pozycji. Klient wybiera wtedy między dwiema Twoimi ofertami, a nie między Tobą a konkurencją.

Jeżeli już schodzisz z ceny, zejdź na konkretnej pozycji i napisz dlaczego - „rabat przy zamówieniu obu łazienek naraz”. Rabat bez powodu zostaje w głowie klienta jako nowa cena wyjściowa.

Zmiana zakresu to nowa wersja, nie dopisek na fakturze

Po rozkuciu ściany okazuje się, że instalacja nadaje się do wymiany. To normalne. Nienormalne jest doliczenie tych prac dopiero na fakturze - wtedy klient czuje się oszukany, nawet jeśli robota była konieczna.

Zakres zmieniaj przed pracą, nie po niej. Nowa wersja kosztorysu, akceptacja klienta, dopiero potem narzędzia. Stara wersja zostaje, bo pokazuje, na co umawialiście się pierwotnie. Przy większych robotach rozbij płatność na etapy i zapisz, co kończy każdy z nich - to samo rozbicie przyda się później przy harmonogramie robót i przy odbiorze.

Co z kosztorysu wynika prawnie

Kilka przepisów Kodeksu cywilnego (KC) decyduje o tym, co wolno Ci zmienić po wysłaniu kosztorysu. Dotyczą umowy o dzieło, czyli zwykle napraw, montaży i mniejszych remontów, np. łazienki czy kuchni. Większy remont budynku albo roboty według projektu sąd może uznać za umowę o roboty budowlane (art. 647 i 658 KC) - taka umowa powinna być stwierdzona pismem (art. 648 § 1 KC), a art. 629 i 632 § 2 KC Sąd Najwyższy pozwala stosować do niej w drodze analogii (uchwała siedmiu sędziów z 29 września 2009 r., III CZP 41/09).

Kosztorys z ceną to zwykle oferta. Oświadczenie woli zawarcia umowy, które określa jej istotne postanowienia, jest ofertą (art. 66 § 1 KC), a kosztorys z zakresem i ceną wysłany konkretnemu klientowi właśnie je określa. Klient, który go przyjmie w terminie, zawiera z Tobą umowę na tych warunkach. Odwołać ofertę kodeks pozwala tylko między przedsiębiorcami i tylko zanim klient wyśle przyjęcie - a i to nie wtedy, gdy oferta ma termin przyjęcia albo z jej treści wynika, że jest nieodwołalna (art. 66² § 1 i 2 KC).

Bez terminu oferta też wygasa, tylko nie wiadomo kiedy. Wysłana SMS-em, mailem albo linkiem przestaje wiązać z upływem czasu, w którym mogłeś w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź (art. 66 § 2 KC). Czy to trzy dni, czy dwa tygodnie, w sporze oceni sąd. Cena podana bez terminu na miejscu u klienta albo przez telefon wiąże jeszcze krócej - przestaje wiązać, jeśli klient nie przyjmie jej niezwłocznie (§ 2 tego artykułu). Data w kosztorysie usuwa ten problem.

Cenę „na oko” nazwij po imieniu. Jeśli podajesz kwotę, zanim zobaczysz robotę, dopisz, że to wycena orientacyjna, a nie oferta. Cenniki i inne informacje kierowane do poszczególnych osób w razie wątpliwości uznaje się za zaproszenie do zawarcia umowy, nie za ofertę (art. 71 KC), a wyraźny dopisek tę wątpliwość usuwa.

Podrożał materiał? Kodeks tego za Ciebie nie załatwi. Przy wynagrodzeniu kosztorysowym każda strona może żądać zmiany ceny, gdy w toku prac ceny lub stawki zmieniło zarządzenie właściwego organu państwowego (art. 629 KC). Podwyżka w hurtowni się do tego nie zalicza, a ogólny przepis o nadzwyczajnej zmianie stosunków (art. 357¹ KC) wymaga sądu i czegoś znacznie poważniejszego niż zwykły wzrost cen. Przy kliencie prywatnym postanowienie, które pozwala Ci podnieść cenę po zawarciu umowy bez prawa klienta do odstąpienia, w razie wątpliwości uznaje się za niedozwolone i klienta nie wiąże (art. 385¹ § 1 i art. 385³ pkt 20 KC). Bezpieczniej napisać, że przy wzroście ceny materiału przedstawisz nową wycenę przed zamówieniem, a klient może wtedy zrezygnować bez kosztów.

Prace, których nie ma w kosztorysie. Jeśli zestawienie prac sporządziłeś Ty, podwyżki za prace dodatkowe możesz żądać tylko wtedy, gdy mimo należytej staranności nie mogłeś ich przewidzieć - i nigdy za prace wykonane bez zgody klienta (art. 630 KC). Gdy kosztorys trzeba znacznie podnieść, klient może od umowy odstąpić, ale niezwłocznie i z zapłatą odpowiedniej części wynagrodzenia (art. 631 KC). Przy ryczałcie podwyżki nie żądasz, nawet gdy rozmiaru lub kosztów prac nie dało się przewidzieć (art. 632 § 1 KC). Sąd może podwyższyć ryczałt albo rozwiązać umowę tylko wtedy, gdy nieprzewidziana zmiana stosunków grozi Ci rażącą stratą (§ 2). Jak zgłaszać takie prace w praktyce: Prace dodatkowe poza kosztorysem.

Klient prywatny: cena z podatkami i dopłaty z góry. Przy umowie z konsumentem zawieranej poza lokalem firmy, np. u niego w domu, albo na odległość, najpóźniej wtedy, gdy klient wyraża wolę zawarcia umowy, musisz podać łączną cenę wraz z podatkami oraz opłaty za transport, dostarczenie i inne koszty, a gdy ceny nie da się z góry obliczyć - sposób jej liczenia, np. stawkę za metr według obmiaru (art. 12 ust. 1 pkt 5 ustawy o prawach konsumenta). Ten sam artykuł wymaga też m.in. adresu i e-maila firmy, procedury reklamacji i pouczenia o odstąpieniu, a poza lokalem - na papierze albo, za zgodą klienta, na innym trwałym nośniku (art. 14 ust. 1). Opłat dodatkowych, o których nie poinformowałeś, konsument nie ponosi (art. 23 tej ustawy). Czy akceptacja wyceny przez link to już umowa na odległość, bywa sporne - bezpieczniej założyć, że tak. Dojazd czy wywóz gruzu liczony osobno ma więc stać w kosztorysie, a nie pojawić się dopiero na fakturze.

Klient prywatny może się wycofać przez 14 dni. Od umowy zawartej poza lokalem firmy albo na odległość konsument może odstąpić w ciągu 14 dni bez podawania przyczyny (art. 27 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta). Bez pouczenia o tym prawie i wzoru formularza (art. 12 ust. 1 pkt 9) termin wydłuża się o 12 miesięcy (art. 29 ust. 1). Jeśli prace mają ruszyć przed upływem 14 dni, weź od klienta na trwałym nośniku, np. mailem, wyraźne żądanie rozpoczęcia prac i potwierdzenie, że wie o utracie prawa odstąpienia po pełnym wykonaniu usługi (art. 15 ust. 3 i art. 21 ust. 2). Bez tego klient, który odstąpi, nie płaci za wykonaną już pracę (art. 36 pkt 1). Wyjątek to pilna naprawa, do której klient sam Cię wezwał (art. 38 ust. 1 pkt 8). Dopisek „klient rezygnuje z prawa odstąpienia” nic nie daje, bo konsument nie może się zrzec praw z tej ustawy (art. 7).

Jak InTool skraca drogę od kosztorysu do zapłaty

Wszystko powyżej da się zrobić w arkuszu. Tyle że kosztorys powstaje wtedy wieczorem, dzień po wizycie, gdy klient zdążył już zadzwonić do dwóch innych firm.

W InTool wycenę składasz na miejscu u klienta, z telefonu. Raz wpisujesz usługi i materiały do katalogu (nazwa, jednostka, stawka VAT, cena), a przy wycenie wybierasz pozycje z listy i korygujesz ilości. Aplikacja liczy netto, VAT, rabat i kwotę do zapłaty.

Gotowy kosztorys wysyłasz linkiem, SMS-em albo e-mailem. Klient otwiera go w przeglądarce telefonu, bez zakładania konta, i widzi pozycje, kwotę, termin ważności, datę i miejsce realizacji oraz zdjęcia ze zlecenia.

Akceptuje jednym kliknięciem - przy kliencie prywatnym pamiętaj jednak o informacjach i pouczeniu, o których piszemy wyżej, bo sama akceptacja ich nie zastępuje. Jeśli włączysz wymóg podpisu, klient podpisuje się palcem na ekranie, a akceptacja wraca do Ciebie jako zmiana statusu zlecenia.

Co dzieje się bez Twojego udziału:

  • Termin ważności pilnuje się sam - po jego upływie klient widzi, że wycena wygasła, a akceptację po terminie możesz zablokować.
  • Historia zlecenia zapisuje fakty - kiedy wysłałeś wycenę, kiedy klient ją zaakceptował, jaka była kwota i jakie wpłaty wpłynęły. Przy sporze sięgasz po zapis, nie po pamięć.
  • Nowa wersja idzie tym samym kanałem - zmieniasz pozycje i wysyłasz ponownie.
  • Faktura powstaje z zaakceptowanej wyceny - pozycje i kwoty idą do Fakturowni jednym kliknięciem, a faktura dla firmy - stamtąd do KSeF.
  • Powtarzalne roboty zapisujesz jako szablon - przegląd, montaż, standardowa usterka.

Od czego zacząć w tym tygodniu

  1. Wypisz dziesięć usług, które sprzedajesz najczęściej, i nadaj każdej jednostkę oraz cenę. To Twój katalog - bez niego każdy kosztorys powstaje od zera.
  2. Napisz jedną listę wykluczeń dla swojej branży i wklejaj ją do każdej oferty.
  3. Ustaw stały termin ważności i trzymaj się go.
  4. Następną wycenę wyślij z rozbiciem na pozycje, nawet jeśli klient prosił tylko o kwotę.

Stan prawny

Stan prawny na 2 listopada 2026 r. Przepisy z API ELI Sejmu: Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795), ustawa o prawach konsumenta (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1244), ustawa o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263). Orzeczenie: uchwała siedmiu sędziów SN z 29 września 2009 r., III CZP 41/09. To nie porada prawna - przy dużej umowie albo sporze zapytaj prawnika.

Zobacz też