Klient pyta, ile to będzie kosztowało. Wysyłasz SMS z jedną kwotą, a potem tydzień odpisujesz na pytania: czy materiał jest w cenie, czy wywóz gruzu wchodzi, dlaczego tyle. Kosztorys ofertowy rozwiązuje to za Ciebie - pokazuje, za co dokładnie klient płaci, i przenosi rozmowę z poziomu „za drogo” na poziom pojedynczych pozycji.

Kosztorys ofertowy a inwestorski - robisz tylko jeden z nich

Te dwa dokumenty mylą się właścicielom firm usługowych, bo nazwa brzmi podobnie. Kosztorys inwestorski przygotowuje strona zamawiająca, zanim wybierze wykonawcę - do banku przy kredycie, do ubezpieczyciela po szkodzie, do wniosku o dofinansowanie. Ma wycenić zakres, którego jeszcze nikt nie robi.

Kosztorys ofertowy to Twoja odpowiedź: konkretna cena za konkretną robotę, którą chcesz wykonać. Ma doprowadzić do decyzji klienta. Czego w nim zabraknie, wraca później jako pytanie albo spór.

Co musi zawierać kosztorys - lista do przepisania

Poniższe punkty przepisz do swojego szablonu i przestań się nad nimi zastanawiać przy każdej ofercie:

  • Kto i dla kogo - Twoje dane, dane klienta oraz adres miejsca realizacji. To nie zawsze ten sam adres co do faktury, a mylenie ich kończy się dojazdem pod złe drzwi.
  • Numer i data wystawienia - żeby dało się odróżnić dwie wersje tej samej oferty.
  • Pozycje z ilością i jednostką - nazwa usługi lub materiału, ilość, jednostka, cena jednostkowa, stawka VAT, wartość.
  • Podsumowanie - netto, VAT, kwota do zapłaty. Klient prywatny patrzy na brutto, firma na netto: pokaż oba, zamiast zgadywać.
  • Termin ważności - do kiedy cena obowiązuje.
  • Termin realizacji - kiedy możesz wejść i ile potrwa robota.
  • Warunki płatności - zaliczka, płatność po etapach, termin przelewu.
  • Co nie wchodzi w cenę - osobna lista, najważniejsza część całego dokumentu.
  • Miejsce na akceptację - podpis albo inny ślad, że klient zgodził się właśnie na to.

Ilość i jednostka to połowa ceny

Pozycja „malowanie - 2400 zł” nie mówi nic. Pozycja „malowanie ścian i sufitów dwukrotnie, 96 m2, 25 zł/m2” mówi wszystko: ile powierzchni, ile warstw, jaka stawka. Kiedy klient uzna, że drogo, rozmawiacie o stawce za metr albo o liczbie warstw, a nie o tym, czy cała robota jest warta 2400 zł.

Dobierz jednostkę do roboty, a nie do przyzwyczajenia. Metr kwadratowy przy powierzchniach, metr bieżący przy listwach i rurach, punkt przy instalacjach elektrycznych i wod-kan, sztuka przy montażu urządzeń, godzina przy pracach, których nie da się zmierzyć inaczej - diagnostyka, poprawki, prace rozbiórkowe. Przy pozycjach liczonych z pomiaru dopisz, skąd wzięła się liczba: „ściany bez otworów okiennych”, „długość mierzona po obrysie”. Taki dopisek ucina pytania o to, skąd wzięły się metry.

Osobno wykaż to, co klienci najczęściej uznają za gratis: dojazd, wyniesienie starego sprzętu, zabezpieczenie folią, sprzątanie po pracy. Pozycja wyceniona na zero też jest pozycją - pokazuje, że coś kosztuje, a Ty tego nie liczysz.

Napisz, czego w cenie nie ma

Spór o zakres prawie nigdy nie dotyczy tego, co w kosztorysie jest. Dotyczy tego, co klient sobie dopowiedział. Zakłada, że skoro kładziesz płytki, to skujesz też stare, wywieziesz gruz, przestawisz pralkę i zamontujesz listwy, bo „to przecież wchodzi w robotę”.

Dlatego pod pozycjami daj krótką listę wykluczeń. Typowe pozycje, które warto tam wymienić, to wywóz i utylizacja odpadów, prace poza uzgodnionymi godzinami, materiał powierzony przez klienta, roboty wykrywane dopiero po rozkuciu, przenoszenie mebli oraz naprawy uszkodzeń istniejących przed Twoim wejściem. Wypisanie ich zajmuje trzy zdania i oszczędza sobotę przepracowaną za darmo.

Ta sama lista pomaga w drugą stronę: klient widzi, że myślisz o całości roboty, a nie tylko o swojej działce. Część osób od razu dopyta o wycenę wykluczonych prac - i tak rośnie wartość zlecenia.

Termin ważności, czyli koniec cen sprzed pół roku

Kosztorys bez daty ważności żyje wiecznie. Klient wraca po sezonie z wydrukiem i oczekuje starej ceny, chociaż materiał w hurtowni zdążył podrożeć, a Twoja stawka poszła w górę. Data ważności zamyka tę furtkę bez niezręcznej rozmowy - cena obowiązywała do konkretnego dnia i tyle.

Praktyczny zakres to od dwóch tygodni do miesiąca. Im większy udział materiału w wycenie, tym krótszy termin. Przy robotach, gdzie materiał jest głównym kosztem, dopisz wprost, że cena materiału obowiązuje pod warunkiem dostępności u dostawcy w dniu zamówienia.

Data ważności daje też klientowi powód, żeby zdecydować w tym tygodniu.

Zamiast rabatu - drugi wariant

„Za drogo” zwykle znaczy, że klient nie widzi różnicy między Twoją ofertą a tańszą. Jeżeli odpowiesz rabatem na całość, potwierdzasz, że pierwsza cena była wzięta z sufitu.

Lepiej działa drugi wariant kosztorysu z węższym zakresem: ten sam standard robocizny, tańszy materiał albo mniej pozycji. Klient dostaje wybór między dwiema Twoimi ofertami, zamiast wybierać między Tobą a konkurencją. A kiedy zobaczy, że taniej znaczy mniej, często zostaje przy pierwszej wersji.

Jeżeli już schodzisz z ceny, zejdź na konkretnej pozycji i napisz dlaczego - „rabat przy zamówieniu obu łazienek naraz”. Rabat z powodem można cofnąć przy kolejnym zleceniu. Rabat bez powodu zostaje w głowie klienta jako nowa cena wyjściowa.

Zmiana zakresu to nowa wersja, nie dopisek na fakturze

Po rozkuciu ściany okazuje się, że instalacja nadaje się do wymiany. To normalne. Nienormalne jest doliczenie tych prac dopiero na fakturze - wtedy klient czuje się oszukany, nawet jeśli robota była konieczna.

Zakres zmieniaj przed pracą, nie po niej. Nowa wersja kosztorysu, akceptacja klienta, dopiero potem narzędzia. Stara wersja zostaje, bo pokazuje, na co umawialiście się pierwotnie. Przy większych robotach rozbij płatność na etapy i zapisz, co kończy każdy z nich - to samo rozbicie przyda się później przy harmonogramie robót i przy odbiorze.

Jak InTool skraca drogę od kosztorysu do zapłaty

Wszystko powyżej da się zrobić w arkuszu albo w edytorze tekstu. Problem w tym, że kosztorys powstaje wtedy wieczorem w domu, dzień po wizycie, i trafia do klienta wtedy, kiedy ten zdążył już zadzwonić do dwóch innych firm.

W InTool wycenę składasz na miejscu u klienta, z telefonu. Wcześniej raz wpisujesz swoje usługi i materiały do katalogu: nazwa, jednostka, stawka VAT, cena. Przy wycenie wybierasz gotowe pozycje z listy i korygujesz ilości, a aplikacja liczy wartości netto, VAT, rabat - procentowy albo kwotowy - i kwotę do zapłaty. Nie liczysz w pamięci przy kliencie i nie masz trzech różnych cen za tę samą usługę, zależnie od tego, kto ją wyceniał.

Gotowy kosztorys wysyłasz linkiem, SMS-em albo e-mailem. Klient otwiera go w przeglądarce telefonu - bez zakładania konta, bez hasła, bez instalowania czegokolwiek. Widzi rozbicie na pozycje, kwotę, termin ważności, planowaną datę realizacji, miejsce realizacji, informacje od Ciebie i zdjęcia, które dodałeś do zlecenia.

Akceptuje jednym kliknięciem. Jeśli włączysz wymóg podpisu, klient podpisuje się palcem na ekranie telefonu, a podpis zostaje przy zleceniu. Akceptacja wraca do Ciebie jako zmiana statusu, więc nie dopytujesz, czy się zdecydował.

Kilka rzeczy, które w arkuszu trzeba pilnować samemu, dzieje się tu bez Twojego udziału:

  • Termin ważności pilnuje się sam - po jego upływie klient widzi w linku, że wycena wygasła, a w ustawieniach możesz też zablokować akceptację po terminie. Koniec z wracaniem po pół roku ze starą ceną.
  • Historia zlecenia zapisuje fakty - kiedy wysłałeś wycenę i na jaki numer, kiedy klient ją zaakceptował, jaka była kwota, jakie wpłaty wpłynęły. Przy sporze o zakres sięgasz po zapis, nie po pamięć.
  • Nowa wersja idzie tym samym kanałem - zmieniasz pozycje i wysyłasz ponownie, a poprzednia wersja zostaje w systemie. Klient, który nie zaakceptował oferty w marcu, nie wymaga składania jej od zera w czerwcu.
  • Notatka wewnętrzna zostaje u Ciebie - miejsce na uwagi w rodzaju „klient targuje się przy każdej pozycji”, których nie chcesz na dokumencie.
  • Faktura powstaje z zaakceptowanej wyceny - pozycje i kwoty idą do Fakturowni jednym kliknięciem, a stamtąd do KSeF. Kwota, którą klient zatwierdził, jest tą samą kwotą, którą dostaje na fakturze.
  • Powtarzalne roboty zapisujesz jako szablon - przegląd, montaż, standardowa usterka. Następny kosztorys tego typu zaczynasz od kompletnego zakresu i tylko poprawiasz szczegóły.

Cennik działa też bez zasięgu - w piwnicy czy w hali otwierasz katalog i widzisz swoje ceny, choć samo zapisanie nowej wyceny wymaga już połączenia.

Od czego zacząć w tym tygodniu

  1. Wypisz dziesięć usług, które sprzedajesz najczęściej, i nadaj każdej jednostkę oraz cenę. To Twój katalog - bez niego każdy kosztorys powstaje od zera.
  2. Napisz jedną listę wykluczeń dla swojej branży i wklejaj ją do każdej oferty.
  3. Ustaw sobie stały termin ważności i trzymaj się go, zamiast decydować przy każdej ofercie.
  4. Następną wycenę wyślij z rozbiciem na pozycje, nawet jeśli klient prosił tylko o kwotę. Zobacz, ile pytań nie przyjdzie.

Zobacz też