Klient pyta, kiedy skończycie. Ekipa stoi, bo wylewka jeszcze nie wyschła, a płytki przyjadą dopiero w piątek. Harmonogram robót kojarzy się z dużą budową i tabelą na ścianie kierownika, ale przy remoncie łazienki robionym w trzy osoby odpowiada na te same trzy pytania: co po czym, ile trwa i kto to robi. Bez tych trzech odpowiedzi nie ma z czego wyprowadzić terminu.

Po co harmonogram, gdy robota trwa dwa tygodnie

Brak planu kosztuje w trzech miejscach naraz. Ekipa czeka na materiał albo na schnięcie i nie ma dokąd pojechać, a koszty stałe firmy idą tego dnia tak samo jak w dniu pełnej pracy - w przykładzie z artykułu o kosztach stałych to 250,44 zł za każdy dzień roboczy, zanim ktokolwiek zarobi złotówkę. Klient dzwoni, bo nie wie, czy cisza w mieszkaniu to etap technologiczny, czy ekipa poszła na inną robotę. Materiał przyjeżdża albo za wcześnie i zawala korytarz, albo za późno i zatrzymuje front.

Harmonogram powstaje przed podaniem terminu, nie po. Termin, który podajesz klientowi, ma wynikać z sumy etapów, a nie z tego, co wydaje się rozsądne przez telefon.

Rozbij robotę na etapy, które da się odebrać

Etap to fragment pracy, który klient może zobaczyć i przyjąć. „Połowa łazienki” etapem nie jest. Etap to konkretny stan: instalacje rozprowadzone i sprawdzone pod ciśnieniem, wylewka wylana, hydroizolacja położona, płytki na ścianach i podłodze, biały montaż zakończony.

Remont łazienki rozpisany w ten sposób ma zwykle sześć etapów: demontaż i wywóz, instalacje wodne i elektryczne, tynki i wylewka, hydroizolacja, okładziny, biały montaż z malowaniem. Przy kuchni czy elewacji lista jest inna, zasada ta sama - koniec etapu musi być widoczny gołym okiem.

Tak wyznaczona granica daje dwie rzeczy. Po pierwsze, etap zakończony można odebrać i rozliczyć - jak to zrobić, żeby odbiór był podstawą do zapłaty za tę część, opisuje artykuł o protokole odbioru. Po drugie, gdy coś się przesuwa, wiesz dokładnie, który etap i o ile, zamiast szacować „jesteśmy gdzieś w połowie”.

Co po czym - zależności, których nie da się negocjować

Część kolejności dyktuje technologia i żaden klient jej nie przestawi: instalacje przed tynkami, hydroizolacja przed płytkami, fugowanie po związaniu kleju, malowanie po zakończeniu prac mokrych. Zapisz te zależności raz, bo powtarzają się w każdej łazience.

Najczęściej z planu giną dni, w których nikt nie pracuje, a robota i tak trwa: schnięcie wylewki, wiązanie kleju, utwardzanie hydroizolacji. Czas dla każdego produktu podaje producent na opakowaniu albo w karcie technicznej - wpisz go do harmonogramu jako osobne dni, tak samo jak dni pracy. Jeśli ich nie wpiszesz, harmonogram wygląda na krótszy, niż jest, a klient dostaje termin, którego fizycznie nie da się dotrzymać.

Dni schnięcia na jednym froncie to dni pracy na innym. W tym samym mieszkaniu elektryk może wtedy robić kuchnię, a jeśli nie ma drugiego frontu, to jest miejsce na krótkie zlecenie u innego klienta. Planujesz je z góry.

Materiał zamawiaj pod etapy, nie pod całość

Dostawa całego materiału pierwszego dnia wygląda na wygodę, ale w mieszkaniu klienta nie ma gdzie postawić dwudziestu paczek płytek na trzy tygodnie, a każda z nich będzie przestawiana przy każdym etapie. Zamawiaj pod etap: to, co potrzebne na instalacje, przed instalacjami; płytki i klej przed okładzinami; armaturę przed białym montażem.

W harmonogramie przy każdej dostawie zapisz dwie daty: kiedy musi być na miejscu i kiedy trzeba ją zamówić, żeby zdążyła. Ta druga często wypada wcześniej, niż się wydaje - zwłaszcza przy płytkach na zamówienie i armaturze spoza magazynu.

Decyzje klienta to też pozycja w harmonogramie. Jeśli płytki wybiera klient, wpisz datę, do której musi zdecydować, i powiedz mu ją przy podpisywaniu wyceny. Niewybrane płytki zatrzymują front tak samo skutecznie jak awaria, tylko nikt nie traktuje tego jak opóźnienia po stronie klienta, dopóki nie stoi w harmonogramie.

Bufor - gdzie go dodać, a gdzie nie

Bufor nie idzie równo na wszystko. Dodaj go tam, gdzie coś odkrywasz: demontaż w starym budynku, instalacje pod tynkiem, którego nikt nie widział od trzydziestu lat. Nie dodawaj tam, gdzie zakres jest znany od początku - układanie płytek na przygotowanym podłożu trwa tyle, ile trwa.

Terminy prowadź dwa. Wewnętrzny, bez bufora, to ten, do którego pracuje ekipa. Zewnętrzny, z buforem, to ten, który słyszy klient. Jeśli zdążysz wcześniej, klient jest zadowolony. Jeśli wykorzystasz bufor, klient nawet o tym nie wie.

Przykład z założonymi liczbami, do podstawienia własnych - łazienka w sześciu etapach, z których dwa odkrywkowe dostają po trzy dni, reszta po dwa, a między nimi są dwa okresy schnięcia:

Etap Dni robocze (założenie)
Demontaż i wywóz 3
Instalacje wodne i elektryczne 3
Tynki i wylewka 2
Schnięcie wylewki 2
Hydroizolacja 2
Utwardzanie hydroizolacji 2
Okładziny 2
Biały montaż i malowanie 2
Razem bez bufora 18
Bufor na dwa etapy odkrywkowe 2
Razem z buforem 20

Ekipa dostaje termin na 18. dzień roboczy, klient słyszy „cztery tygodnie”. Dwa dni różnicy to bufor, o którym wie tylko firma.

Jedna osoba, jeden front

Przy dwóch, trzech osobach przypisuj ludzi do etapów, nie do „roboty u Nowaka”. Wtedy widać, kto w środę ma wolne ręce, bo jego etap czeka na schnięcie, i kogo można wysłać na drugi front albo na krótkie zlecenie obok.

Pracownik musi swój plan widzieć sam, bez dzwonienia rano z pytaniem, gdzie dziś jedzie. W InTool każdy członek ekipy ma własne konto i widzi w telefonie przypisane sobie zlecenia z adresem, zakresem i terminem, a zmieniając status, informuje Cię o zakończeniu etapu bez rozmowy. Kalendarz układa zlecenia w dniach i tygodniach, więc gdy jeden etap się wydłuża, przesuwasz kolejne, przenosząc zlecenie na inny dzień.

Klient ma wiedzieć, kiedy będzie cisza

Typowa pretensja w trakcie remontu brzmi: „nikogo nie było przez trzy dni i nikt nie powiedział dlaczego”. Harmonogram, który klient dostaje razem z wyceną, zamienia te trzy dni w zaplanowany etap schnięcia z datą powrotu ekipy.

Daj klientowi trzy rzeczy: daty odbiorów etapów, daty jego własnych decyzji (wybór płytek, armatury, koloru) i dni, w których w mieszkaniu nikogo nie będzie, z powodem. Wystarczy lista w wiadomości, bez wykresu.

Kiedy plan się sypie

Każde przesunięcie jednego etapu przesuwa wszystko za nim, razem z dostawami i decyzjami klienta. Przepisz harmonogram tego samego dnia, w którym wiesz o opóźnieniu - „nadrobimy w przyszłym tygodniu” bez przepisania dat oznacza, że za tydzień płytki przyjadą na wylewkę, która jeszcze nie wyschła.

Klient dowiaduje się o zmianie od Ciebie, zanim zauważy ją sam. Jedna wiadomość z nową datą końca i powodem kosztuje minutę. Klient, który sam odkrywa, że termin minął, kosztuje więcej niż ta minuta.

Od czego zacząć

  1. Weź ostatnie zakończone zlecenie i rozpisz je wstecz na etapy z faktycznymi datami. Porównaj z terminem, który obiecałeś na starcie - różnica pokaże, gdzie gubisz dni.
  2. Wypisz raz czasy schnięcia i wiązania produktów, których używasz najczęściej, z kart technicznych. Przy kolejnych harmonogramach tylko je przepisujesz.
  3. Spisz zależności technologiczne dla swojego typu robót - co musi być przed czym. To lista, która się nie zmienia.
  4. Przy najbliższej wycenie dołącz do niej harmonogram etapów z datami decyzji klienta i dniami ciszy.
  5. Zdecyduj, w czym harmonogram będzie żył - kartka w busie, arkusz czy aplikacja. Zeszyt, Excel czy aplikacja pomaga wybrać według liczby osób w ekipie.

Zobacz też