Zeszyt na blacie, plik Excela na pulpicie albo aplikacja w telefonie - każdy z tych sposobów działa dobrze, dopóki liczba zleceń i osób w firmie mieści się w tym, co jesteś w stanie ogarnąć w głowie. Problem nie pojawia się dlatego, że narzędzie jest “za proste”. Pojawia się w momencie, w którym przestajesz nad nim panować - i wtedy nie ma znaczenia, czy panujesz nad kartką, plikiem czy płatną aplikacją.

Zeszyt: co robi dobrze i gdzie się kończy

Zeszyt ma jedną przewagę, której żadne narzędzie cyfrowe nie podbije: zero tarcia. Otwierasz, piszesz, zamykasz. Nie czeka na internet, nie prosi o hasło, nie wymaga naładowanej baterii. Dla jednoosobowej działalności z niewielką liczbą zleceń naraz to najszybszy sposób zapisania czegokolwiek.

Kończy się tam, gdzie kończy się jedna osoba i jedna kartka:

  • gdy potrzebujesz sprawdzić, co ustaliłeś z klientem kilka miesięcy temu, a nie pamiętasz, w którym zeszycie to zapisałeś,
  • gdy w firmie pojawia się druga osoba, która też musi wiedzieć, co jest do zrobienia - a zeszyt jest fizycznie jeden,
  • gdy liczba wpisów rośnie na tyle, że przekartkowanie zeszytu w poszukiwaniu jednego zlecenia zajmuje więcej czasu niż samo zlecenie.

To nie są wady zeszytu. To granice papieru jako nośnika - nie da się go przeszukać, skopiować ani udostępnić dwóm osobom naraz.

Excel: co zyskujesz i co tracisz

Excel rozwiązuje część tych problemów. Masz kolumny, więc możesz sortować po dacie albo kliencie. Masz jeden plik zamiast stosu kartek, więc szukanie jest szybsze. Możesz skopiować wiersz jako szablon zamiast pisać wycenę od zera.

Tracisz co innego:

  • Wersje pliku. W którymś momencie masz “wyceny.xlsx”, “wyceny_final.xlsx” i “wyceny_final_poprawione.xlsx” - i nie wiesz, która jest aktualna, bo edytowałeś dwie z nich w różne dni.
  • Dostęp z terenu. Plik siedzi na jednym komputerze albo w chmurze, do której akurat nie masz połączenia stojąc pod domem klienta. Otwarcie go z telefonu bywa niewygodne albo w ogóle niemożliwe bez dodatkowej aplikacji.
  • Powiązanie z klientem. Dane klienta są w jednej zakładce, zlecenia w drugiej, nic ich automatycznie nie łączy. Przy każdej nowej wycenie i tak przepisujesz nazwę firmy, adres i NIP ręcznie.

Excel jest krokiem w górę od zeszytu, ale rozwiązuje problem porządku w jednym pliku - nie problem dostępu wielu osób do tych samych, aktualnych danych.

Aplikacja: kiedy jest naprawdę potrzebna, a kiedy to przerost formy

Aplikacja do zleceń ma sens, gdy zachodzi przynajmniej jeden z tych warunków:

  • w terenie pracuje więcej niż jedna osoba i każda musi widzieć te same, aktualne zlecenia - nie kopię sprzed tygodnia,
  • klienci oczekują wyceny, którą mogą przejrzeć i zaakceptować sami, bez telefonowania do ciebie w tej sprawie,
  • zlecenia się powtarzają na tyle, że warto mieć gotowy szablon zamiast pisać wycenę od zera za każdym razem.

Jeśli żaden z tych warunków nie zachodzi - pracujesz sam, zleceń jest niewiele, a klienci to często ci sami ludzie, z którymi wycenę ustalasz w rozmowie - aplikacja jest przerostem formy. Dochodzi logowanie, konto, nauka interfejsu, a w zamian nie dostajesz nic, czego nie miałeś już w zeszycie.

W tej kategorii narzędzi mieści się między innymi InTool - aplikacja obsługiwana z telefonu, w której zlecenie, wycena, katalog usług i faktura są w jednym miejscu. To jeden z przykładów, nie jedyny; wybór zależy od tego, który z warunków wyżej faktycznie dotyczy twojej firmy. Typowe rozwiązanie z tej kategorii pozwala założyć całe zlecenie na miejscu u klienta - dane klienta, usługi z katalogu, ceny, terminy - i wysłać wycenę linkiem, który klient otwiera na telefonie bez zakładania konta. Każdy pracownik loguje się na własne konto, widzi swoje zlecenia i aktualizuje status, a ty widzisz postęp bez dzwonienia do nikogo.

Zestawione obok siebie, trzy sposoby wyglądają tak:

Kryterium Zeszyt Excel Aplikacja
Dostęp z telefonu w terenie Tak, jeśli masz go przy sobie Zależy od pliku i urządzenia Tak, z założenia
Historia zleceń sprzed miesięcy Trzeba przekartkować ręcznie Jest, jeśli plik nie zaginął i nikt go nie nadpisał Jest, przeszukiwalna
Dostęp dla więcej niż jednej osoby naraz Jeden zeszyt, jedna osoba na raz Możliwy, ale rodzi pytanie, która wersja jest aktualna Każdy ma własne konto z aktualnym widokiem
Wycena, którą klient akceptuje sam Nie - trzeba przekazać ustnie lub przepisać Trzeba wysłać plik lub PDF ręcznie Link do otwarcia na telefonie, bez logowania
Powiązanie wyceny z fakturą Brak - przepisujesz ręcznie Brak - przepisujesz ręcznie Wystawienie dokumentu z poziomu zlecenia, bez przepisywania danych
Czas potrzebny na start Żaden Czas na zbudowanie arkusza Czas na założenie konta i wpisanie katalogu usług

Sygnały, że przekroczyłeś próg

Nie musisz zgadywać, czy twój sposób prowadzenia zleceń jeszcze wystarcza. Sprawdź, czy zdarza ci się choć jedno z poniższych:

  • Dzwonisz do pracownika, żeby zapytać o status zlecenia, zamiast to po prostu sprawdzić.
  • Nie wiesz, które zlecenie jest już rozliczone, a które wciąż czeka na fakturę.
  • Klient pyta o wycenę sprzed kilku miesięcy, a ty nie masz jej pod ręką.
  • Wyceny przepisujesz ręcznie do faktury, zamiast je po prostu przenieść.
  • Dwie osoby edytowały ten sam plik i nikt nie jest pewien, która wersja jest aktualna.

Jeśli którykolwiek z tych punktów opisuje twój tydzień - nie chodzi o to, że źle prowadzisz firmę. Chodzi o to, że firma urosła ponad sposób, w jaki dokumentujesz zlecenia.

Zanim zmienisz narzędzie

Zmiana narzędzia bez porządku w danych przenosi ten sam bałagan w nowe miejsce - tylko ładniej opakowany. Zanim zaczniesz porównywać aplikacje, zrób dwie rzeczy:

  1. Uporządkuj katalog usług. Spisz, co faktycznie robisz najczęściej - z ceną i jednostką. Bez tego każda wycena, w dowolnym narzędziu, i tak zacznie się od zastanawiania się, ile to kosztowało ostatnim razem.
  2. Spisz powtarzalne zlecenia. Jeśli pewien typ pracy wraca regularnie, warto mieć jego opis zapisany raz - jako punkt wyjścia, który później tylko dopasowujesz do konkretnego klienta.

Dopiero z uporządkowanym katalogiem usług i listą powtarzalnych zleceń warto porównywać konkretne narzędzia. W przeciwnym razie porównujesz aplikacje, zamiast porównać to, czego naprawdę potrzebujesz.

Zobacz też