Znasz swoją stawkę za godzinę. Pytanie, ile z niej zostaje, gdy firma opłaci własne rachunki - te, które przychodzą nawet w miesiącu bez ani jednego zlecenia. To koszty stałe, a dopóki nie znasz ich sumy, każda wycena jest zgadywaniem. Dokładanie do roboty wychodzi wtedy dopiero przy rozliczeniu roku.

Koszty stałe kontra koszty zlecenia

To dwie różne kieszenie. Koszt zlecenia rośnie razem z robotą: materiał, wynajęty sprzęt, utylizacja gruzu, dojazd na miejsce. Wpisujesz go do wyceny konkretnego klienta i konkretny klient go pokrywa.

Koszty stałe nie zależą od liczby zleceń. Składki, leasing auta, telefon, księgowość i ubezpieczenie idą tym samym rytmem w lipcu z pełnym kalendarzem i w lutym, gdy telefon milczy. Nikt ich nie zapłaci osobno, bo nie da się ich przypisać do jednej roboty. Muszą więc siedzieć w stawce za godzinę albo w cenie ryczałtu, rozłożone na wszystkie zlecenia miesiąca.

Stąd kolejność: najpierw suma kosztów stałych, potem stawka. Inaczej nie masz z czym porównać ceny, którą podajesz klientowi.

Składki - jedyna pozycja, którą znasz co do złotówki

Większość kosztów firmy musisz policzyć sam. Składki są wyjątkiem, bo kwoty na 2026 rok są urzędowe i znane z góry.

Na zasadach ogólnych podstawa wymiaru to 5652 zł, czyli 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (9420 zł).

Składka Kwota miesięcznie
Emerytalna 1103,27 zł
Rentowa 452,16 zł
Chorobowa (dobrowolna) 138,47 zł
Wypadkowa 94,39 zł
Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy 138,47 zł
Razem składki społeczne 1926,76 zł

Bez dobrowolnego chorobowego wychodzi 1788,29 zł miesięcznie, czyli 21 459,48 zł rocznie. W 2026 roku najniższe składki na zasadach ogólnych wzrosły o 8,6% w stosunku do roku poprzedniego.

Do tego dochodzi składka zdrowotna, której nie obejmuje żadna ulga - płacisz ją od pierwszego miesiąca działalności, także na uldze na start i na wakacjach składkowych. Jej wysokość zależy od formy opodatkowania:

Forma opodatkowania Składka w 2026 r.
Skala podatkowa 9% dochodu, min. 432,54 zł
Podatek liniowy 4,9% dochodu, min. 432,54 zł
Ryczałt do 60 tys. zł 498,35 zł
Ryczałt 60-300 tys. zł 830,58 zł
Ryczałt powyżej 300 tys. zł 1495,04 zł

Minimalna składka zdrowotna podskoczyła w 2026 roku o 37,3%, bo liczy się ją teraz od pełnego minimalnego wynagrodzenia (4806 zł), a nie od 75% tej kwoty jak rok wcześniej.

Firma na skali, płacąca najniższe składki, ma więc pierwszą pozycję listy gotową bez żadnych szacunków: 1926,76 zł plus 432,54 zł, razem 2359,30 zł miesięcznie. I to jeszcze przed autem, narzędziami i telefonem.

Lista kosztów, o których łatwo zapomnieć

Reszty nikt Ci nie poda - te kwoty są w Twoim wyciągu bankowym. Kategorie, które w firmie usługowej wracają co miesiąc:

  • Auto. Rata leasingu albo odłożona kwota na następny samochód, paliwo, serwis i opony, OC i AC, przeglądy. Kosztu kilometra nie musisz szacować w ciemno - urzędowa kilometrówka daje punkt odniesienia: 1,15 zł za kilometr dla pojazdu powyżej 900 cm3 i 0,89 zł poniżej, niezmienione od 17 stycznia 2023 r. Tysiąc kilometrów miesięcznie to tą stawką 1150 zł.
  • Narzędzia. Cena nowej wiertarki podzielona na trzydzieści sześć miesięcy, plus naprawy, ostrzenie, drobny osprzęt i wypożyczenia.
  • Telefon, internet i oprogramowanie. Abonament, program do faktur, aplikacja do zleceń, dysk na zdjęcia z realizacji.
  • Księgowość. Biuro rachunkowe albo program plus czas, który sam na to tracisz.
  • Ubezpieczenie OC działalności. Przy pracach w cudzych mieszkaniach trudne do pominięcia.
  • Marketing. Wizytówka w wyszukiwarce jest darmowa, reklama, ulotki i oklejenie auta nie.
  • Uprawnienia, szkolenia, odzież robocza i BHP. Koszty roczne, więc podziel je na dwanaście.
  • Magazyn albo garaż, jeśli za niego płacisz.

Roczne pozycje zawsze rozkładaj na miesiące. Inaczej marzec, w którym wypada OC i przegląd, wygląda na miesiąc katastrofalny, a wrzesień na świetny, choć firma pracowała identycznie.

Przelicz koszty stałe na godzinę

Poniższy rachunek pokazuje metodę. Pierwsza pozycja jest urzędowa, pozostałe to założenia do przeliczenia - podstaw swoje kwoty z wyciągu.

Pozycja Kwota miesięcznie
Składki społeczne z chorobowym plus minimalna zdrowotna (kwoty urzędowe) 2359,30 zł
Auto: rata, paliwo, serwis, ubezpieczenie (założenie) 1800 zł
Księgowość (założenie) 350 zł
Narzędzia: odtworzenie i naprawy rozłożone na miesiąc (założenie) 250 zł
Marketing (założenie) 200 zł
Telefon i internet (założenie) 120 zł
Oprogramowanie (założenie) 100 zł
Ubezpieczenie OC działalności (założenie) 80 zł
Razem koszty stałe 5259,30 zł

Teraz druga liczba: ile godzin w miesiącu trafia na faktury. Dojazdy, wyceny zakończone niczym i papierologia się nie liczą. Przy dwudziestu jeden dniach roboczych i pięciu fakturowanych godzinach dziennie wychodzi 105 godzin.

5259,30 zł na 105 godzin to 50,09 zł. Tyle kosztuje Cię każda fakturowana godzina, jeszcze przed materiałem, podatkiem i Twoim własnym zarobkiem. Przy stawce 120 zł netto zostaje 69,91 zł na wszystko pozostałe.

A teraz słabszy miesiąc: trzy fakturowane godziny dziennie, czyli 63 godziny. Ta sama suma kosztów daje 83,48 zł na godzinę. Przy stawce 100 zł netto w firmie zostaje 16,52 zł. Nie zmieniła się ani stawka, ani żaden koszt - zmieniła się tylko liczba godzin, na które je rozkładasz. Dlatego luźny kalendarz boli podwójnie: mniej wpływa i drożej wychodzi każda przepracowana godzina.

Koniec ulg to zaplanowana podwyżka stawki

Pas startowy w składkach ma kilka etapów i każdy ma znaną datę końca:

  • Ulga na start - 6 miesięcy bez składek społecznych, płacisz tylko zdrowotną.
  • Składki preferencyjne - 24 miesiące, 456,18 zł miesięcznie razem z chorobowym.
  • Mały ZUS Plus - 36 miesięcy z ostatnich 60, składki liczone od dochodu.

Składki preferencyjne liczy się od 1441,80 zł, czyli od 30% minimalnego wynagrodzenia. Do tego dochodzi jeszcze jeden miesiąc wakacji składkowych w roku.

Rachunek wyjścia z preferencji: firma płaciła 888,72 zł miesięcznie (456,18 zł składek plus 432,54 zł zdrowotnej), a od kolejnego miesiąca płaci 2359,30 zł - o 1470,58 zł więcej. Ta różnica rozłożona na 105 fakturowanych godzin to 14,01 zł na godzinę - tyle musisz dodać do stawki, żeby w firmie zostało dokładnie tyle samo co przed zmianą.

ZUS liczy, że pełny ulgowy pas startowy może trwać ponad pięć i pół roku. Jego koniec nie jest niespodzianką, tylko datą w kalendarzu. Wpisz ją tam i zacznij podnosić ceny wcześniej, małymi krokami - klientowi łatwiej wytłumaczyć dwie podwyżki po siedem złotych niż jeden skok o czternaście w miesiącu, w którym akurat wygasła ulga.

Miesiąc bez pracy kosztuje tyle samo

Dwanaście razy 5259,30 zł to 63 111,60 zł w roku. Ta kwota nie zmniejsza się o Twój urlop, grypę ani o zimowy przestój w budowlance.

Dlatego rocznych kosztów nie dziel na dwanaście miesięcy, a na tyle, ile realnie pracujesz. Przy dwóch tygodniach urlopu i tygodniu choroby zostaje jedenaście miesięcy roboty, więc te 63 111,60 zł trzeba odzyskać w jedenastu - to 5737,42 zł miesięcznie, o 478,12 zł więcej niż mówi rachunek na dwanaście.

Ta poprawka jest niewygodna, bo podnosi stawkę wyliczoną z kalkulacji. Bez niej wolne dni finansujesz z własnej kieszeni.

Od czego zacząć w tym tygodniu

  1. Otwórz wyciąg bankowy za trzy ostatnie miesiące i wypisz z niego wszystko, co wraca co miesiąc. Z wyciągu, nie z pamięci - drobne abonamenty i opłaty wypadają z pamięci pierwsze.
  2. Do pozycji rocznych i kilkuletnich (OC, uprawnienia, zakup narzędzi) dopisz ich miesięczną część.
  3. Policz fakturowane godziny z ostatniego miesiąca. Jeśli nie wiesz, ile ich było, to pierwszy problem do rozwiązania - bez tej liczby nie sprawdzisz żadnej stawki.
  4. Podziel koszty stałe przez godziny i porównaj wynik z pozycją robocizny w swoim cenniku.
  5. Sprawdź w ZUS datę końca swojej ulgi i wpisz ją w kalendarz z trzymiesięcznym wyprzedzeniem.

Punkt trzeci jest najtrudniejszy, gdy zlecenia mieszkają w notatkach w telefonie i w esemesach. Aplikacja, w której każde zlecenie ma kartę z zakresem prac, kwotą i statusem, odpowiada na to pytanie z historii, a nie z pamięci. W InTool masz też własny katalog usług, więc stawkę policzoną raz wpisujesz w jedno miejsce i wraca do każdej kolejnej wyceny sama.

Kwoty składek pochodzą z analizy ZUS o składkach przedsiębiorców w 2026 roku (luty 2026 r.), stawki za kilometr z rozporządzenia obowiązującego od 17 stycznia 2023 r. Stan na wrzesień 2026 r. Składka zdrowotna zależy od formy opodatkowania i rocznego rozliczenia, więc swój przypadek potwierdź u księgowej.

Zobacz też