Za dojazd bierzesz 50 zł, bo tyle bierze kolega z sąsiedniej dzielnicy. Przy dwóch wyjazdach dziennie i trzydziestu kilometrach w jedną stronę to nie jest przychód, tylko dopłata do interesu - i nie widać jej nigdzie, bo nie ma osobnej pozycji o nazwie „straciłem na dojazdach”.

Poniżej trzy liczby, które trzeba znać, zanim podasz klientowi stawkę za wyjazd: koszt kilometra, koszt czasu w drodze i kwota, poniżej której nie schodzisz.

Wyjazd ma dwa składniki, nie jeden

Paliwo to pierwsza połowa rachunku i zwykle ta tańsza.

Druga połowa to czas. Trzydzieści kilometrów po mieście w godzinach szczytu to często czterdzieści minut w jedną stronę, czyli osiemdziesiąt minut na jedno zlecenie. Przy dwóch wyjazdach dziennie robi się z tego prawie trzy godziny za kółkiem - czas, w którym nikt Ci nie płaci, a rachunki lecą dalej. Przy stawce 120 zł za godzinę sam przejazd na jedno zlecenie kosztuje Cię 160 zł, więcej niż paliwo i eksploatacja razem wzięte.

Opłata, która pokrywa samo paliwo, oddaje więc klientowi Twoją najdroższą godzinę.

Kilometr kosztuje więcej niż paliwo

Auto zużywa się od jazdy, nie od stania. Każde sto kilometrów to zużyte opony, przesunięty termin serwisu, klocki, olej i spadek wartości samochodu przy sprzedaży. Płacisz to wszystko, tylko nie w dniu wyjazdu, więc nie kojarzy się z tym konkretnym zleceniem.

Najprostszy punkt odniesienia jest urzędowy. Rozporządzenie o zwrocie kosztów za używanie prywatnego auta do celów służbowych ustala stawkę 1,15 zł za kilometr dla samochodu osobowego o pojemności powyżej 900 cm3 i 0,89 zł dla mniejszego. Motocykl to 0,69 zł. Kwoty nie zmieniły się od stycznia 2023 roku - Ministerstwo Infrastruktury przygotowało projekt nowelizacji z wyższymi stawkami i osobną siatką dla elektryków i hybryd, ale to na razie projekt.

Urzędowa stawka jest wyraźnie wyższa od samego paliwa, bo ma pokryć całą eksploatację. Doliczając klientowi samą benzynę, liczysz mniej więcej połowę tego, co Cię kosztuje kilometr.

Kilometrówka to limit kosztowy, nie cennik. Kilometrówka odpowiada na pytanie, ile możesz sobie zwrócić, a nie ile masz wziąć od klienta. Wystawiasz 1,15 zł za kilometr, wychodzisz na zero z eksploatacją auta i nie zarabiasz na wyjeździe ani złotówki. To podłoga, nie cena.

Policz teraz swoją. Weź przebieg z ostatnich dwunastu miesięcy i zsumuj, co przez ten rok poszło na auto: paliwo, ubezpieczenie, przeglądy, naprawy, opony, myjnia, leasing lub rata. Podziel przez przejechane kilometry. Ta liczba, a nie stawka kolegi z sąsiedniej dzielnicy, jest początkiem rozmowy o dojeździe.

Cztery modele rozliczania dojazdu

Każdy pasuje do innego rodzaju roboty.

Ryczałt za wyjazd. Jedna kwota niezależnie od kilometrów, na przykład 80 zł w obrębie miasta. Klient słyszy konkret przez telefon i nie ma o co pytać, Ty nie liczysz przy każdym zleceniu. Działa, kiedy jeździsz po jednym mieście i rozrzut odległości jest mały. Przestaje działać, gdy zaczynasz wyjeżdżać dalej: każdy dalszy klient jest wtedy dla Ciebie stratny, a bliski przepłaca.

Stawka za kilometr. Uczciwa matematycznie, kłopotliwa w rozmowie. Klient nie wie, ile ma do Ciebie kilometrów, i nie potrafi ocenić, czy kwota jest w porządku. Sprawdza się przy zleceniach poza miastem i w rozliczeniach z firmami, które i tak liczą wszystko w tabelce. Licz w obie strony i powiedz o tym wprost, zanim klient sam odkryje to na fakturze.

Dojazd wliczony w stawkę. Nie ma osobnej pozycji, bo Twoja cena usługi już ją zawiera. Najmniej rozmów o pieniądzach i najczystsza oferta. Warunek jest jeden: musisz jeździć w miarę stałym promieniu, inaczej dopłacisz do każdego dalszego klienta z pieniędzy zarobionych na bliskim. Pasuje do usług powtarzalnych, jak sprzątanie czy okresowe przeglądy.

Pierwsza godzina z dojazdem i diagnozą. Model serwisowy: jedna pozycja obejmuje przyjazd, dojście do przyczyny i pierwszy etap pracy, potem liczysz normalną stawkę godzinową. W branżach awaryjnych taka pierwsza godzina kosztuje zwykle 150-250 zł. Klient płaci wtedy za rezultat pierwszej wizyty, nie za sam przejazd, a to zupełnie inna rozmowa niż „80 zł za to, że pan przyjechał”.

Modele wolno łączyć: ryczałt w pierwszej strefie, kilometry powyżej niej. To wariant dla firm, które pracują w mieście, ale biorą też zlecenia z okolicznych miejscowości.

Strefy zamiast liczenia przy każdym telefonie

Kalkulacja z kartki nie przetrwa zderzenia z telefonem, który dzwoni, kiedy trzymasz klucz w jednej ręce. Potrzebujesz odpowiedzi na już.

Zamień promień działania na dwie albo trzy strefy i przypisz każdej stałą kwotę. Na przykład: miasto bez opłaty przy zleceniu powyżej pewnej wartości, do 20 km stała stawka, powyżej 20 km stawka wyższa albo wycena indywidualna. Granice ustaw tam, gdzie kończy się Twój normalny obszar pracy, i sprawdź je na mapie, a nie na oko - w większych miastach przejazd na drugi koniec bywa dłuższy niż wyjazd za miasto.

Strefy dają Ci przy okazji gotowy powód, żeby odmówić. „Trzecia strefa, dojazd 200 zł” brzmi jak cennik, a nie jak wykręt, i samo filtruje zlecenia, których nie chcesz brać.

Zapisz strefy w cenniku raz i przestań je liczyć. W InTool opłaty za dojazd trzymasz jako zwykłe pozycje w katalogu usług, z własną jednostką i stawką VAT, więc dokładasz je do wyceny jednym kliknięciem, tak samo jak montaż czy materiał. Wycenę wysyłasz linkiem SMS-em, a klient akceptuje ją z telefonu.

Powiedz o dojeździe przed wyjazdem, nie na fakturze

Awantura o dojazd bierze się z zaskoczenia, nie z kwoty.

Klient, który usłyszał przez telefon „dojazd 80 zł, potem 120 zł za godzinę”, nie protestuje przy fakturze, bo zna te liczby od początku. Klient, który usłyszał tylko „120 zł za godzinę”, widzi na fakturze pozycję, o której nikt mu nie powiedział - i ma rację, że pyta.

Trzy nawyki, które kończą ten problem:

  • Podawaj dojazd razem ze stawką, w tym samym zdaniu, przy pierwszym telefonie. Nie na końcu rozmowy, kiedy klient już się zdecydował.
  • Wpisuj go osobną pozycją na wycenie i na fakturze. Pozycja „Dojazd, strefa 2” jest zrozumiała. Kwota doklejona do robocizny wygląda jak zawyżona robocizna.
  • Miej to na piśmie przed wyjazdem. Zaakceptowana wycena z wyszczególnionym dojazdem zamyka dyskusję, zanim ta się zacznie. Jak zbudować resztę wyceny, żeby też się spinała, opisuje tekst o tym, jak wycenić zlecenie.

Dzięki osobnej pozycji po pół roku odczytasz z rozliczeń, ile dojazdy dały i czy Twoja stawka pokrywa koszt. Kwota schowana w robociźnie nigdy tego nie pokaże.

Kiedy dojazd gratis się opłaca

Czasem opłaca, ale nie dlatego, że tak wypada.

Ma sens przy dużym zleceniu, gdzie 80 zł nie robi różnicy w kwocie końcowej, a zdanie „dojazd wliczony” domyka rozmowę. U klienta, do którego wracasz co miesiąc, jeden przejazd rozkłada się na cały rok współpracy. W wąskim promieniu wokół bazy realny koszt wyjazdu jest po prostu niski.

Jako reguła nie ma sensu. „Dojazd gratis” na wizytówce przyciąga przede wszystkim tych, którzy porównują pięć ofert i wybiorą najtańszą także przy następnej pozycji. Wpisz zamiast tego warunek: dojazd w cenie przy zleceniu powyżej określonej kwoty. Ta sama zachęta, tylko liczy się do Twojej kieszeni, a nie z niej.

Najgorszy wariant to dojazd gratis z niepewności - bo szkoda zapytać, bo klient może się rozmyślić. Wtedy nie dajesz rabatu, tylko finansujesz cudzą decyzję zakupową z własnego paliwa.

Od czego zacząć w tym tygodniu

Trzy rzeczy, każda na kwadrans:

  1. Policz swój koszt kilometra z rocznych wydatków na auto i przebiegu.
  2. Ustal dwie albo trzy strefy i przypisz im kwoty - zaokrąglone, łatwe do powiedzenia przez telefon.
  3. Wpisz je do cennika i mów o nich przy pierwszym telefonie, razem ze stawką godzinową.

Po miesiącu sprawdź, ile pozycji „dojazd” pojawiło się na Twoich fakturach i ile to razem dało. Jeśli suma jest niższa od tego, co auto zjadło w tym samym czasie, wiesz, którą liczbę trzeba poprawić.

Najczęstsze pytania o opłatę za dojazd

Ile brać za dojazd do klienta?

Nie ma jednej stawki. Punktem wyjścia jest Twój koszt kilometra (paliwo plus eksploatacja auta) i koszt czasu w drodze. W mieście najprościej podać ryczałt za wyjazd, poza miastem stawkę za kilometr liczoną w obie strony. Kwota, która pokrywa samo paliwo, jest za niska.

Ile za kilometr dojazdu do klienta?

Nie mniej niż realny koszt kilometra Twojego auta. Urzędowa kilometrówka (1,15 zł za kilometr dla auta powyżej 900 cm3, 0,89 zł dla mniejszego) pokrywa tylko eksploatację i nie zawiera Twojego czasu, więc traktuj ją jako podłogę, nie jako cenę.

Czy dojazd wpisywać na fakturze osobno?

Tak, osobną pozycją, taką samą jak na wycenie. Klient widzi wtedy, za co płaci, a Ty po kilku miesiącach odczytasz z rozliczeń, ile dojazdy dały i czy stawka pokrywa koszt auta.

Czy czas dojazdu liczyć jako czas pracy?

Czas w drodze to Twój koszt, więc musi być gdzieś w cenie: w ryczałcie za wyjazd, w stawce za kilometr albo w pierwszej godzinie serwisowej, która obejmuje przyjazd i diagnozę. Bez tego oddajesz klientowi swoją najdroższą godzinę.

Kiedy dojazd gratis ma sens?

Przy dużym zleceniu, u klienta, do którego wracasz regularnie, albo w wąskim promieniu wokół bazy. Jako stała reguła nie ma sensu - lepiej wpisać warunek: dojazd w cenie przy zleceniu powyżej określonej kwoty.

Zobacz też

Chcesz mieć stawki za dojazd zapisane raz i pod ręką przy każdej wycenie? Załóż darmowe konto i zbuduj swój cennik w InTool.