Robota zrobiona, faktura albo rachunek poszły do klienta, a na koncie cisza. Termin się zbliża albo już minął, a Ty zastanawiasz się, jak napisać przypomnienie, żeby nie wyszło na żebranie i nie zepsuło relacji z klientem, u którego pewnie jeszcze nie raz będziesz pracować.

Ten artykuł to gotowe wzory na etap przed formalnym wezwaniem do zapłaty - SMS-y, mail i scenariusz rozmowy telefonicznej. Gdy przypomnienia przestają działać, dalszy krok opisuje Klient nie zapłacił za usługę - co dalej.

Zanim wyślesz przypomnienie

Przypomnienie działa tylko wtedy, gdy klient wcześniej wiedział, na co się zgadza. Termin zapłaty i sposób rozliczenia ustal przy wycenie, jeszcze przed zleceniem, i wpisz je na fakturze albo rachunku - nie w rozmowie „rozliczymy się później”.

Bez zapisanego terminu nie masz czego przypominać. Jak ustawić to od razu, opisuje Zaliczka czy zadatek - dobra praktyka to nie kredytować klienta od pierwszego dnia zlecenia.

Co musi się znaleźć w każdym przypomnieniu

Krótka wiadomość bez konkretów daje klientowi wymówkę, żeby odłożyć sprawę na później - musi sam dopytywać o kwotę albo numer konta. Każda wiadomość, SMS, mail czy telefon, powinna zawierać:

  • kto pisze - nazwa Twojej firmy, żeby klient od razu wiedział, o co chodzi
  • za co - jakie zlecenie, adres albo data wykonania, numer faktury lub rachunku
  • ile - dokładna kwota do zapłaty
  • kiedy - termin, który minął albo się zbliża
  • jak zapłacić - numer konta i ewentualnie inna dopuszczana forma
  • co zrobić, jeśli klient już zapłacił - żeby nie poczuł się posądzony, gdy przelew i przypomnienie się minęły

Harmonogram przypomnień

Poniższy układ to propozycja kolejności i tonu. Odstępy między krokami dobierasz sam - zależą od kwoty, relacji z klientem i tego, jak zwykle się z nim dogadujesz.

Kiedy Kanał Ton
Dzień przed terminem SMS Uprzejme przypomnienie, informacyjne
Dzień-dwa po terminie SMS lub mail Rzeczowe przypomnienie z kwotą i numerem konta
Kilka dni po terminie Telefon Pytanie o konkretną datę przelewu
Po ustalonej dacie, jeśli nadal brak wpłaty Ponaglenie z ostateczną datą Stanowczy, bez gróźb
Po tej dacie Formalne wezwanie do zapłaty Kolejny etap, opisany osobno

Formalne wezwanie z ostatniego wiersza opisuje osobny artykuł: Klient nie zapłacił za usługę.

Ten układ sprawdzi się przy nowym albo jednorazowym kliencie. Przy stałym kontrahencie, z którym pracujesz od dawna i który zwykle płaci bez przypomnień, możesz pominąć SMS przed terminem i zacząć od wiadomości albo telefonu po terminie. Jeśli faktury wystawiasz przez Fakturownię, pierwsze przypomnienia może za Ciebie wysyłać automat - szczegóły w sekcji o InTool niżej.

Wzory do skopiowania

Poniższe wzory wklej i uzupełnij polami w nawiasach kwadratowych. Ton jest uprzejmy i rzeczowy - nie przepraszasz za to, że chcesz zapłaty za wykonaną pracę.

SMS przed terminem

Dzień dobry, przypominam o terminie płatności [data] za [zlecenie/usługę] pod adresem [adres]. Kwota do zapłaty: [kwota] zł na konto [numer konta], tytuł: faktura/rachunek nr [numer faktury]. Jeśli przelew już poszedł, proszę o informację. Pozdrawiam, [Twoja firma].

Uprzejme przypomnienie mailem przed terminem

Temat: Uprzejme przypomnienie o płatności - faktura/rachunek nr [numer faktury]

Dzień dobry,

uprzejmie przypominam, że [data] mija termin płatności za [zlecenie - krótki opis, adres]. Kwota do zapłaty: [kwota] zł.

Numer konta: [numer konta]
Tytuł przelewu: faktura/rachunek nr [numer faktury]

Jeśli płatność jest już w drodze, proszę potraktować tę wiadomość jako nieaktualną. Dziękuję za zlecenie.

Pozdrawiam,
[imię i nazwisko, nazwa firmy, telefon]

Słowo „uprzejmie” pasuje przed terminem i w pierwszej wiadomości po nim. W kolejnych zastąp je konkretem: datą, do której czekasz na wpłatę.

SMS po terminie

Dzień dobry, termin płatności za [zlecenie] minął [data]. Kwota do zapłaty: [kwota] zł na konto [numer konta], tytuł: faktura/rachunek nr [numer faktury]. Jeśli przelew już poszedł, proszę o informację. Pozdrawiam, [Twoja firma].

SMS z linkiem do zlecenia

Dzień dobry, przypominam o płatności [kwota] zł za [zlecenie]. Pozycje i kwota do zapłaty są pod linkiem: [link do zlecenia]. Konto: [numer konta]. Jeśli przelew już poszedł, proszę o informację. Pozdrawiam, [Twoja firma].

Link skraca SMS, bo klient sam sprawdzi, za co płaci. Kwotę i numer konta wpisz mimo to w treść - nie każdy link otworzy.

Mail po terminie

Temat: Przypomnienie o płatności - faktura/rachunek nr [numer faktury]

Dzień dobry,

Termin płatności za [zlecenie - krótki opis, adres, data wykonania] minął [data]. Do zapłaty pozostaje [kwota] zł.

Numer konta: [numer konta]
Tytuł przelewu: faktura/rachunek nr [numer faktury]

Jeśli przelew już został zrobiony, proszę o krótką informację - rozliczymy się i sprawa zamknięta. Jeśli potrzebuje Pan/Pani więcej czasu, proszę o kontakt, ustalimy termin.

Pozdrawiam,
[imię i nazwisko, nazwa firmy, telefon]

Mail do klienta-firmy po terminie

Temat: Płatność po terminie - faktura nr [numer faktury]

Dzień dobry,

faktura nr [numer faktury] z [data wystawienia] na kwotę [kwota] zł za [usługa] była płatna do [data]. Do dziś nie odnotowałem/odnotowałam wpłaty.

Proszę o przelew na konto [numer konta] do [data]. Od dnia następującego po terminie płatności należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Jeśli faktura została już opłacona, proszę o potwierdzenie przelewu.

Pozdrawiam,
[imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP, telefon]

Między firmami odsetki należą Ci się bez wezwania, gdy wykonałeś usługę, a zapłata nie przyszła w terminie uzgodnionym w umowie (art. 7 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Jeśli terminu nie uzgodniliście, te odsetki przysługują dopiero po 30 dniach od wykonania usługi (art. 6 ust. 1) - dlatego termin wpisz do wyceny, którą klient akceptuje, a nie tylko na fakturę. Od tego samego dnia przysługuje Ci też rekompensata za koszty odzyskiwania należności: 40 euro przy kwocie do 5000 zł, 70 euro poniżej 50 000 zł i 100 euro od 50 000 zł (art. 10 ust. 1). Zdanie o odsetkach wpisuj tylko wtedy, gdy naprawdę zamierzasz ich dochodzić - zapowiedź, z której potem rezygnujesz, działa jak pusta groźba. Ustawa nie dotyczy klienta prywatnego ani firmy, która zamówiła usługę prywatnie, np. naprawę we własnym mieszkaniu - obie strony muszą zawierać umowę w związku ze swoją działalnością (art. 2 i art. 4 pkt 1). Gdy płaci gmina, szkoła czy inny podmiot publiczny, zasady wynikają z art. 8.

Ponaglenie z ostateczną datą

Dzień dobry, do dziś nie otrzymałem/otrzymałam płatności za [zlecenie], faktura/rachunek nr [numer faktury] na kwotę [kwota] zł, termin [data]. Proszę o wpłatę na konto [numer konta] do [ostateczna data]. Jeśli przelew już poszedł, proszę o informację. Po tym terminie wyślę formalne wezwanie do zapłaty. Pozdrawiam, [Twoja firma].

Ta wiadomość nie grozi niczym konkretnym - zapowiada tylko kolejny, formalny krok. Ostateczną datę podajesz raz i się jej trzymasz; przesuwanie jej za każdym razem, gdy klient poprosi, odbiera jej sens.

Rozmowa telefoniczna

Telefon ma sens tam, gdzie SMS i mail zostały bez odpowiedzi. Zacznij zwyczajnie, nie od razu od pieniędzy - przywitaj się, powiedz, kto dzwoni i w jakiej sprawie, zapytaj, czy to dobry moment na rozmowę.

Pytanie, które prowadzi do konkretu, brzmi prosto: „kiedy mogę się spodziewać przelewu?”. Nie pytaj, czy klient zapłaci - pytaj kiedy. To przesuwa rozmowę z ogólników na datę.

Rozmowę zamknij konkretną datą, nie ogólnym „wkrótce” albo „w tym tygodniu”. Zaraz po rozmowie zapisz sobie trzy rzeczy: ustaloną datę, kwotę i to, czy chodziło o całość, czy o część płatności - ta notatka przyda się, jeśli sprawa się przeciągnie i trzeba będzie wrócić do tego, co dokładnie zostało ustalone. Datę potwierdź od razu SMS-em: „Dziękuję za rozmowę, potwierdzam, że wpłata [kwota] zł za fakturę/rachunek nr [numer] wpłynie do [data]. Pierwotny termin płatności [data] pozostaje bez zmian”. Dzięki temu masz to na piśmie, a klient ma jasny punkt odniesienia. Odpowiedź klienta zachowaj - dlaczego, wyjaśniamy w sekcji o wezwaniu do zapłaty.

Trzy odpowiedzi klienta i jak na nie reagować:

  • „Zapomniałem/zapomniałam” - najprostszy przypadek. Podaj numer konta jeszcze raz, zapytaj o datę, potwierdź SMS-em.
  • „Nie mam teraz całej kwoty” - zapytaj, kiedy będzie miał albo miała część, a kiedy resztę. Rozłożenie płatności na raty z nowymi terminami to Twoja decyzja biznesowa, nie obowiązek - zgadzasz się na nie tylko wtedy, gdy sam chcesz, zawsze z konkretnymi datami zapisanymi na piśmie, choćby w SMS-ie. Samej wpłaty części długu zwykle jednak nie możesz odmówić (art. 450 KC), a wpłaconą kwotę możesz najpierw zaliczyć na zaległe odsetki (art. 451 § 1 KC).
  • „Jest usterka, nie zapłacę” - to osobna sprawa od zapłaty za resztę zlecenia. Oddziel rozmowę o naprawie od rozmowy o pieniądzach za wykonaną część pracy - co dalej z usterką, opisuje Gwarancja i rękojmia na usługę. Nie próbuj rozstrzygać tego w trakcie rozmowy o płatności.

Czy przypomnienie to już wezwanie do zapłaty

Prawo nie zna osobnej kategorii „przypomnienia o płatności”. Liczy się, czy termin zapłaty był ustalony, i co z wiadomością zrobi klient.

  • Termin był na fakturze albo w wycenie. Po jego upływie możesz żądać odsetek za opóźnienie, nawet jeśli nie poniosłeś żadnej szkody (art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego, dalej: KC). Przypomnienie niczego tu nie uruchamia - daje klientowi szansę zapłacić, zanim zrobi się z tego sprawa.
  • Terminu nie było. Przy umowie o dzieło, czyli przy większości napraw i montaży, wynagrodzenie należy się w chwili oddania dzieła (art. 642 § 1 KC), ale sądy różnią się w tym, czy odsetki biegną od oddania dzieła, czy dopiero od wezwania. Świadczenie bez oznaczonego terminu ma być spełnione niezwłocznie po wezwaniu (art. 455 KC), a takim wezwaniem jest wiadomość z kwotą i żądaniem zapłaty. „Niezwłocznie” nie znaczy „tego samego dnia”, dlatego podaj w niej konkretną datę zapłaty, np. za 7 dni - od następnego dnia liczysz opóźnienie. Zachowaj więc pierwsze przypomnienie razem z datą wysłania.
  • Przypomnienie nie przerywa przedawnienia. Przerywa je czynność przed sądem albo uznanie roszczenia przez dłużnika (art. 123 § 1 pkt 1 i 2 KC). Uznaniem może być także samo zachowanie klienta, z którego wynika, że wie o długu (wyrok SN z 24 stycznia 2013 r., II CSK 271/12) - SMS „zapłacę po wypłacie” albo prośba o rozłożenie kwoty na części. Takich odpowiedzi nie kasuj. Uznanie pomaga jednak tylko wtedy, gdy przedawnienie jeszcze nie minęło, a czasu nie ma dużo: zapłata za dzieło przedawnia się po dwóch latach od jego oddania (art. 646 KC), za usługę świadczoną zawodowo także po dwóch latach (art. 751 pkt 1 w związku z art. 750 KC). Ten czas biegnie, nawet jeśli nie wysłałeś żadnego wezwania. Czy koniec terminu przesuwa się na ostatni dzień roku, jest sporne - bezpieczniej licz pełne dwa lata. Po ich upływie od klienta prywatnego nie wyegzekwujesz zapłaty, nawet gdy sam nie powoła się na przedawnienie (art. 117 § 2¹ KC).
  • Rejestr dłużników wymaga więcej. Dane klienta prywatnego przekażesz do biura informacji gospodarczej tylko wtedy, gdy masz z biurem pisemną umowę, dług wynosi co najmniej 200 zł i jest wymagalny od co najmniej 30 dni, a od wysłania listem poleconym (albo doręczenia do rąk własnych lub na adres do doręczeń elektronicznych) wezwania do zapłaty minął co najmniej miesiąc (art. 12 i art. 14 ust. 1 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych). Wezwanie musi ostrzegać o zamiarze przekazania danych, podawać nazwę i adres siedziby biura oraz informować o prawie do sprzeciwu (art. 15a ust. 2). Przy kliencie-firmie próg wynosi 500 zł, a mail wystarczy tylko wtedy, gdy przewiduje go umowa (art. 15 ust. 1 i 1a). SMS-em tego kroku nie załatwisz.

Ile masz czasu na dochodzenie zapłaty i jak wygląda formalne wezwanie, opisuje Klient nie zapłacił za usługę.

Czego unikać

  • przypomnienia bez kwoty i numeru konta - klient musi Cię o nie dopytać, zanim zapłaci
  • tonu „może Pan kiedyś zapłaci” - to brzmi jak prośba, nie przypomnienie
  • nagłej zmiany tonu z jednego dnia na drugi, z uprzejmego na groźby - podważa wiarygodność każdej wcześniejszej wiadomości
  • SMS-a, maila i telefonu tego samego dnia - jednego dnia wystarczy jeden kanał, a uporczywe nękanie jest przestępstwem (art. 190a § 1 Kodeksu karnego)
  • pisania w nerwach, zaraz po tym, jak zobaczyłeś brak wpłaty - odczekaj, zanim wyślesz cokolwiek
  • rozmów o długu z rodziną czy sąsiadami klienta i publicznych wpisów o niezapłaconej fakturze - cześć jest dobrem osobistym pod ochroną prawa, a klient może żądać zaniechania takich działań i zadośćuczynienia (art. 23, art. 24 § 1 i art. 448 KC)
  • zapowiedzi w rodzaju „napiszę o Panu na grupie osiedlowej” albo „zgłoszę Pana na policję”, jeśli nie zapłaci - zmuszanie do zwrotu długu groźbą rozgłoszenia wiadomości uwłaczającej czci albo spowodowania postępowania karnego to przestępstwo zagrożone karą do 5 lat więzienia (art. 191 § 2 w związku z art. 115 § 12 Kodeksu karnego)

Jak w tym pomaga InTool

Każde zlecenie w InTool ma publiczny link, który klient otwiera na telefonie bez logowania. Widzi tam pozycje i kwotę „Do zapłaty”, a po częściowej wpłacie także „Wpłacono” i „Pozostało do zapłaty”.

Link kopiujesz z karty zlecenia w dowolnym momencie, także po zakończeniu pracy. Z okna udostępniania wyślesz go SMS-em - przycisk otwiera wiadomość w Twoim telefonie z wklejonym linkiem, a treść dopisujesz sam - albo mailem wprost z aplikacji, choć ten ma stałą, gotową treść z samym linkiem. Własne słowa przypomnienia najłatwiej więc umieścić w SMS-ie albo we własnym mailu, do którego wklejasz link.

Numeru konta InTool w widoku klienta nie pokazuje - podajesz go, tak jak we wzorach powyżej, sam. Wpłatę, także częściową, rejestrujesz przy zleceniu razem z formą i datą, a historia zlecenia zapisuje, jakim kanałem i do kogo wysłałeś link oraz kiedy wpłynęła zapłata. Kafelek „Nieopłacone” w panelu pokazuje liczbę nieopłaconych i częściowo opłaconych zleceń z bieżącego roku i prowadzi wprost do ich listy.

InTool nie wysyła dziś przypomnień sam. Jeśli jednak fakturę wystawiasz z InTool przez integrację z Fakturownią, przypomnienia może wysyłać Fakturownia. Faktura po terminie dostaje tam czerwony status z liczbą dni opóźnienia, a z podglądu faktury wyślesz klientowi przypomnienie mailem, także z fakturą w PDF w załączniku.

Automatyczną wysyłkę włączasz w ustawieniach powiadomień e-mail w Fakturowni. Ustalasz, ile dni przed terminem albo po nim idą kolejne maile, i każdemu możesz dać inną treść: uprzejmą przed terminem, rzeczową po terminie. Wysyłkę da się też ograniczyć do dni roboczych. Tak ustawiony automat przejmie dwa pierwsze kroki z tabeli harmonogramu, a telefon i ponaglenie zostają po Twojej stronie.

Przy takim układzie pilnuj dwóch rzeczy. Termin płatności ustawiasz przy wystawianiu faktury w InTool i od niego Fakturownia liczy dni, a przypomnienie idzie na adres e-mail klienta z faktury, więc przy zleceniu warto mieć jego adres. Wpłata zapisana w InTool nie oznacza faktury jako opłaconej w Fakturowni. Gdy klient zapłaci, oznacz fakturę jako opłaconą także tam, bo inaczej automat wyśle przypomnienie komuś, kto już zapłacił.

Więcej o zleceniach i wycenach w aplikacji znajdziesz na stronie Funkcje InTool.

Stan prawny

Stan prawny na 2 listopada 2026 r. Przepisy z API ELI Sejmu: Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795), ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1790), ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 85), Kodeks karny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1342). To nie porada prawna - przy sporze o większą kwotę zapytaj prawnika.

Zobacz też