Klient dzwoni rok po przeglądzie kotła i pyta, co dokładnie zrobiłeś, bo jego karta gwarancyjna wymaga potwierdzenia przeglądów. Albo właściciel lokalu z klimatyzacją pyta, co ma wpisać do rejestru. Bez protokołu masz tylko pamięć, a przy sporze nie wystarczy.

Przepisy nie dają jednego wzoru protokołu serwisowego dla wszystkich urządzeń, ale w trzech sytuacjach wymagają konkretnej treści: przy urządzeniach z F-gazem, przy kontroli okresowej budynku z Prawa budowlanego i przy kontroli systemu ogrzewania lub klimatyzacji. Poniżej znajdziesz wzór oparty na praktyce, z zaznaczeniem, które dane wynikają z przepisów, oraz wyjaśnienie, czym te dokumenty się różnią.

Zlecenie, protokół serwisowy, protokół odbioru - czym się różnią

Zlecenie to początek: co klient zgłasza, gdzie, na kiedy i co ustaliliście. Wzór i zakres znajdziesz w artykule zlecenie serwisowe - wzór. Protokół serwisowy to koniec wizyty: co zastałeś, co zrobiłeś, co zalecasz. Powstaje po każdej wizycie, także gdy nic nie naprawiałeś.

Protokół odbioru robót to inny dokument. Dotyczy zakończonych prac remontowo-budowlanych i zamyka cały zakres umowy, o czym piszemy w artykule protokół odbioru robót. Przegląd kotła czy klimatyzatora to zwykle czynność serwisowa, a nie roboty budowlane, więc dokumentujesz ją protokołem serwisowym.

Protokół to dowód dla obu stron. Klient ma ślad przeglądu, na przykład do gwarancji. Ty masz zapis tego, co zastałeś, co zrobiłeś i co zaleciłeś. Kto twierdzi, że przegląd się odbył albo że usterka została zgłoszona, musi to wykazać (art. 6 k.c.). Podpisany protokół bardzo to ułatwia.

Wzór protokołu serwisowego - pola i po co je wpisać

Większość pól poniżej to praktyka serwisowa. Przy urządzeniach z F-gazem jest inaczej. Firma z certyfikatem dla przedsiębiorców prowadzi system dokumentowania czynności o treści z załącznika nr 4 do rozporządzenia z 7 grudnia 2017 r. (Dz.U. 2017 poz. 2417): kto wykonał czynność i numer jego certyfikatu, daty i rodzaj czynności, adres i dane urządzenia, czynnik i jego ilości, wymienione elementy. Przy urządzeniach objętych kontrolą szczelności podobne dane operator musi mieć w dokumentacji urządzenia (art. 7 ust. 1 rozporządzenia 2024/573) i zwykle bierze je z Twojego protokołu. Dane urządzenia przepisz z tabliczki znamionowej.

Pole Co wpisać Po co
Numer i daty Kolejny numer, data rozpoczęcia i zakończenia czynności Łatwo znaleźć dokument, a przy F-gazie obie daty trafiają do Karty Urządzenia (art. 14 ust. 3 pkt 4 lit. e ustawy) i do systemu dokumentowania firmy
Dane firmy Nazwa, adres, dane kontaktowe Klient wie, kto wykonał usługę i do kogo wrócić
Technik i certyfikaty Imię i nazwisko osoby wykonującej, przy F-gazie numer certyfikatu dla personelu i numer certyfikatu dla przedsiębiorców Twojej firmy Art. 7 ust. 1 lit. e rozporządzenia 2024/573 wymaga danych podmiotu z numerem certyfikatu, a oba numery trafiają do Karty Urządzenia (art. 14 ust. 3 pkt 3 ustawy)
Klient i adres Imię i nazwisko lub firma, adres, w którym stoi urządzenie Wiadomo, gdzie i komu usługę wykonano
Urządzenie Rodzaj, model, numer seryjny, rok produkcji Jednoznacznie wskazuje, którego urządzenia dotyczy protokół
Rodzaj czynności Przegląd, naprawa albo kontrola szczelności Rozdziela różne czynności, które mają różne skutki
Stan zastany i usterka Co zastałeś, co zgłosił klient Dowód, że usterka była zgłoszona albo że jej nie było
Czynności i pomiary Co dokładnie wykonałeś, jakie wartości zmierzyłeś Pokazuje zakres przeglądu i stan urządzenia po wizycie
Części i materiały Co wymieniłeś lub zużyłeś, w jakiej ilości Podstawa do rozliczenia i ślad wymiany
Czynnik chłodniczy Typ, ilość w urządzeniu, ilość dodana z datą, ilość odzyskana, czy dodany czynnik jest pierwotny, z recyklingu czy regenerowany, a przy dwóch ostatnich nazwa i adres zakładu Art. 7 ust. 1 lit. a-d rozporządzenia 2024/573 i art. 14 ust. 3 pkt 3 ustawy
Kontrola szczelności Data, wynik („szczelne” albo „nieszczelne”), przyczyna nieszczelności, naprawa i jej wynik, system wykrywania wycieków Art. 7 ust. 1 lit. f rozporządzenia 2024/573, art. 14 ust. 3 pkt 4 lit. a i c ustawy, załącznik nr 4 do rozporządzenia z 2017 r.
Zalecenia i usterki Co klient ma usunąć, do kiedy, kto za to odpowiada Zapis, że zaleciłeś naprawę, a klient o niej wiedział
Termin następnego przeglądu Data albo odstęp Klient wie, kiedy wrócić, a Ty planujesz kolejną wizytę
Data i podpisy Podpis technika i klienta, miejsce, data Potwierdza, że obie strony znają treść

Pisz to, co da się sprawdzić. „Urządzenie sprawne” nic nie znaczy. „Zmierzone wartości w normie producenta, brak zgłoszonych usterek” już coś mówi, a lista pomiarów mówi jeszcze więcej.

Kocioł gazowy: przegląd urządzenia to nie kontrola instalacji

To dwa różne dokumenty i jeden nie zastępuje drugiego. Przegląd serwisowy kotła to konserwacja urządzenia. Kontrola instalacji gazowej to obowiązek z Prawa budowlanego.

Jest jeszcze trzeci dokument: protokół z kontroli systemu ogrzewania z ustawy o charakterystyce energetycznej budynków. Według brzmienia art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. a kocioł od 20 do 100 kW przechodzi ją co najmniej raz na 5 lat, a obowiązek ma właściciel lub zarządca. Kontroluje tylko osoba z wykazu ministra (art. 24 ust. 8), a protokół powstaje w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków (art. 28 ust. 2). Nie nazywaj więc swojego protokołu „protokołem z kontroli systemu ogrzewania” - za kontrolę bez wpisu do wykazu i protokół spoza rejestru grozi grzywna (art. 41 ust. 1 pkt 6 i 7).

Obiekty budowlane powinny być w czasie użytkowania poddawane co najmniej raz w roku kontroli okresowej, która polega na sprawdzeniu stanu technicznego między innymi instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c). Obowiązek ciąży na właścicielu lub zarządcy, nie na serwisancie. Zwolnienie właścicieli domów jednorodzinnych z ust. 2 dotyczy elementów narażonych na wpływy atmosferyczne (lit. a), a nie instalacji gazowej, więc kontrola obejmuje także dom jednorodzinny. Kto nie spełnia tego obowiązku, podlega karze grzywny (art. 93 pkt 8). Ten sam przepis karze też osobę kontrolującą za brak wpisu do książki obiektu (art. 62b), więc gdy sam robisz kontrolę, dotyczy także Ciebie.

Kontrolę mogą przeprowadzać osoby z uprawnieniami budowlanymi w odpowiedniej specjalności (art. 62 ust. 4). Kontrolę instalacji gazowych mogą też robić osoby z kwalifikacjami wymaganymi przy dozorze nad eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci energetycznych i gazowych (art. 62 ust. 5). W trakcie kontroli sprawdza się wykonanie zaleceń z poprzedniej (art. 62 ust. 1a). Protokoły dołącza się do książki obiektu budowlanego (art. 64 ust. 3), której nie prowadzi się dla budynków mieszkalnych jednorodzinnych (art. 60b ust. 2 pkt 1 lit. a).

Jeśli masz uprawnienia z art. 62 ust. 4 albo 5 i robisz też kontrolę instalacji, sporządzasz osobny protokół z kontroli o treści z art. 62a (między innymi zakres, ustalenia, zalecenia z terminem i niewykonane zalecenia z poprzednich kontroli), co do zasady z kopią uprawnień. W ciągu 7 dni wpisujesz kontrolę do książki obiektu, jeśli budynek ją ma (art. 62b). Protokół serwisowy kotła zostaje osobnym dokumentem. Jeśli karta gwarancyjna wymaga przeglądów, jest dla klienta dowodem, że przegląd wykonano.

Gdy znajdziesz zagrożenie

Zdarza się, że podczas wizyty widzisz coś groźnego, na przykład podejrzenie nieszczelności gazu. Najpierw bezpieczeństwo ludzi i zastosowanie obowiązujących procedur, w razie potrzeby wezwanie właściwych służb. Potem zapisz w protokole:

  • że nie uruchomiłeś urządzenia i je zabezpieczyłeś,
  • co stwierdziłeś, i przekaż to klientowi na piśmie,
  • zalecenie usunięcia usterki wraz z podpisem klienta pod informacją, że został poinformowany.

Zapis „klient poinformowany o zagrożeniu, urządzenie wyłączone z użytkowania, zalecono usunięcie usterki” ułatwia Ci wykazać, że ostrzegłeś klienta, ale nie zastępuje ostrożności na miejscu.

Przy kontroli z art. 62 sprawa jest ostrzejsza. Właściciel, zarządca lub użytkownik, na którym spoczywa obowiązek napraw, ma w czasie kontroli lub bezpośrednio po niej usunąć uszkodzenia, które mogłyby spowodować wybuch albo zatrucie gazem (art. 70 ust. 1). Obowiązek ten powinien być potwierdzony w protokole z kontroli, a osoba kontrolująca ma bezzwłocznie przesłać kopię protokołu do organu nadzoru budowlanego (art. 70 ust. 2). Przy książce obiektu prowadzonej elektronicznie protokół przekazuje się przez system c-KOB (art. 70 ust. 3), a za nieprzesłanie grozi grzywna (art. 93 pkt 9a). Dotyczy to protokołu z kontroli, nie zwykłego protokołu serwisowego.

Klimatyzacja i pompa ciepła: kontrola szczelności i Karta Urządzenia

Tu protokół może stać się podstawą wpisu w państwowym rejestrze, więc jego treść ma znaczenie wykraczające poza Twoją firmę. Osobna sprawa to ocena efektywności systemu klimatyzacji o mocy chłodniczej powyżej 12 kW, co najmniej raz na 5 lat (art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków) - robi ją osoba z wykazu ministra na protokole z rejestru, nie na Twoim.

Kiedy kontrola obowiązuje. Operatorzy urządzeń z fluorowanymi gazami w ilości co najmniej 5 ton ekwiwalentu CO2 zapewniają kontrolę szczelności (art. 5 ust. 1 rozporządzenia 2024/573). Dotyczy to między innymi stacjonarnych urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła. Dla czynnika R32, którego GWP wynosi 675, próg to około 7,4 kg czynnika (5000 podzielone przez 675). Starszy R410A (po połowie HFC-32 i HFC-125, GWP liczony jako średnia ważona według załącznika VI) ma GWP około 2088, więc próg to około 2,4 kg. Dla gazów z sekcji 1 załącznika II, na przykład HFC-1234yf, próg wynosi 1 kg. Ilość czynnika znajdziesz na tabliczce znamionowej. Hermetycznie zamknięte urządzenia, oznakowane jako takie, nie podlegają kontroli, jeśli zawierają mniej niż 10 ton ekwiwalentu CO2, a w budynkach mieszkalnych - jeśli zawierają mniej niż 3 kg gazów. Hermetycznie zamknięte jest tylko urządzenie, którego części z gazem szczelnie zamknięto podczas produkcji na terenie producenta (art. 3 pkt 9), więc klimatyzator typu split, łączony przy montażu, z tego wyjątku nie korzysta.

Jak często. Przy mniej niż 50 tonach ekwiwalentu CO2 kontrola jest co najmniej raz na 12 miesięcy, albo raz na 24 miesiące, jeśli zainstalowano system wykrywania wycieków (art. 5 ust. 6 lit. a). Od 50 do 500 ton - co 6 miesięcy (z systemem co 12), od 500 ton - co 3 miesiące (z systemem co 6) (art. 5 ust. 6 lit. b i c).

Kto. Kontrole przeprowadzają osoby fizyczne z certyfikatem (art. 5 ust. 3). Firma, która instaluje, konserwuje, serwisuje, naprawia lub likwiduje takie urządzenia dla klientów, musi mieć dodatkowo certyfikat dla przedsiębiorców, także przy jednoosobowej działalności (art. 29 ustawy). Za działalność bez certyfikatu firmy grozi administracyjna kara od 4000 do 15 000 zł (art. 48 pkt 29), a za pracę bez certyfikatu dla personelu - od 600 do 4500 zł (art. 47 pkt 14). Oba numery masz w tabeli wzoru.

Czym uzupełniasz. Gazów o GWP co najmniej 2500 nie wolno już używać do serwisowania urządzeń chłodniczych (od 2025 r.) ani klimatyzacji i pomp ciepła (od 2026 r.), z przejściowymi wyjątkami dla czynnika zregenerowanego lub z recyklingu (art. 13 ust. 3 i 4 rozporządzenia 2024/573). R32 i R410A są poniżej progu. Dlatego w protokole zapisuj pochodzenie dodanego czynnika.

Karta Urządzenia. Dla stacjonarnych urządzeń z co najmniej 5 tonami ekwiwalentu CO2 dokumentację sporządza się w formie Karty Urządzenia (art. 14 ust. 1 ustawy). Kartę zakłada się w ciągu 15 dni roboczych od dostarczenia urządzenia, a gdy wymaga instalowania - od zakończenia instalowania i napełnienia (art. 14 ust. 4). Karty są elementem Centralnego Rejestru Operatorów i prowadzi się je elektronicznie.

Wpisów o czynnościach, takich jak serwis, kontrola szczelności czy naprawa, dokonuje osoba wykonująca te czynności albo osoba z dostępem nadanym przez operatora. Ta druga robi to na podstawie protokołu sporządzonego i podpisanego przez osobę wykonującą czynności (art. 15 ust. 1). Wpisy robi się w ciągu 15 dni roboczych od wykonania czynności (art. 15 ust. 2). Wniosek dla Ciebie: protokół musi zawierać wszystko, co potrzeba do wpisu. Gdy go nie uzupełnisz, ktoś z dostępem nie ma z czego przepisać danych. Za niezapewnienie wpisu do Karty Urządzenia i za wpis po terminie ustawa przewiduje administracyjną karę od 600 do 4500 zł (art. 47 pkt 7 i 9).

Obowiązki ciążą na operatorze, czyli podmiocie, który sprawuje faktyczną kontrolę nad technicznym działaniem urządzenia (art. 3 pkt 5 rozporządzenia 2024/573). Zwykle jest to właściciel, ale bywa nim najemca albo zarządca. Ale to Ty dajesz mu dane.

Papier czy telefon: podpis i forma, i jak długo trzymać protokoły

Do zwykłego protokołu serwisowego omawiane przepisy nie wymagają formy pisemnej, ale warto wiedzieć, co daje każda forma.

Własnoręczny podpis daje formę pisemną (art. 78 § 1 k.c.), a dokument, z którego da się ustalić podpisującego, może spełniać formę dokumentową (art. 77² k.c.). Podpis palcem na ekranie nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym, więc nie daje formy elektronicznej (art. 78¹ § 1 k.c.). Przy sporze liczy się, czy da się ustalić, kto i pod czym się podpisał, więc przy podpisie na ekranie zapisz czytelnie imię i nazwisko klienta oraz datę, a klientowi wyślij kopię.

Daj klientowi kopię, a swój egzemplarz zatrzymaj - bez tego klient nie ma dowodu dla gwarancji, a Ty dowodu, że znał treść.

Protokół przygotowujesz po swojej stronie, na papierze albo we własnym szablonie. W InToolu zdjęcie podpisanego protokołu dołączasz do zlecenia z telefonu, a coroczny przegląd ustawiasz jako zlecenie cykliczne - kolejne powstają same i są widoczne w kalendarzu. Więcej o takim układzie pracy znajdziesz na stronie program dla instalatora klimatyzacji.

Jak długo trzymać protokoły? Dla urządzeń z F-gazem firma z certyfikatem przechowuje swój system dokumentowania czynności co najmniej 5 lat (załącznik nr 4 do rozporządzenia z 2017 r.). Gdy dokumentacja urządzenia nie jest w bazie danych organów państwa, operator trzyma ją, a Ty jej kopię, co najmniej 5 lat (art. 7 ust. 2 rozporządzenia 2024/573). Przy pozostałych urządzeniach okres przechowywania to praktyka, a nie przepis. Roszczenie o zapłatę za przegląd lub naprawę przedawnia się zwykle po dwóch latach (art. 751 pkt 1 k.c. przy usłudze, art. 646 k.c. przy umowie o dzieło), a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 k.c.). Roszczenia klienta mogą trwać dłużej: szkody z czynu niedozwolonego można dochodzić 3 lata od dowiedzenia się o niej, ale nie dłużej niż 10 lat od zdarzenia (art. 442¹ § 1 k.c.). Przy kotłach gazowych trzymaj więc protokoły co najmniej 10 lat. O gwarancji i odpowiedzialności po wykonanej usłudze piszemy w artykule gwarancja i rękojmia na usługę.

Od czego zacząć

  1. Przygotuj jeden szablon protokołu z polami z tabeli, na papier albo w pliku, i używaj go przy każdej wizycie.
  2. Dodaj do szablonu osobne pola dla F-gazu: typ czynnika, ilość w urządzeniu, dodana i odzyskana, pochodzenie dodanego czynnika (pierwotny, z recyklingu, regenerowany), wynik kontroli szczelności z przyczyną nieszczelności, daty rozpoczęcia i zakończenia, numer certyfikatu dla personelu i numer certyfikatu firmy.
  3. Ustal, że klient zawsze dostaje kopię, a Ty zatrzymujesz swój egzemplarz albo zdjęcie podpisanego dokumentu.
  4. Dodaj do szablonu miejsce na zalecenia i podpis klienta pod informacją o stwierdzonym zagrożeniu.
  5. Zrób listę urządzeń klientów z terminem następnego przeglądu i sprawdź, które wymagają kontroli szczelności co 3, 6, 12 albo 24 miesiące, a które kontroli systemu ogrzewania lub klimatyzacji przez osobę z wykazu.

Stan prawny: 12 listopada 2026 r. Podstawa prawna: Prawo budowlane (Dz.U. 2026 poz. 524 ze zm.); rozporządzenie (UE) 2024/573 w sprawie fluorowanych gazów cieplarnianych; ustawa o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych (Dz.U. 2020 poz. 2065 ze zm.; jej odesłania do uchylonego rozporządzenia 517/2014 czyta się według art. 37 ust. 5 rozporządzenia 2024/573); rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 7 grudnia 2017 r. (Dz.U. 2017 poz. 2417); ustawa o charakterystyce energetycznej budynków (Dz.U. 2024 poz. 101); Kodeks cywilny (Dz.U. 2026 poz. 795). To poradnik, nie porada prawna.

Zobacz też